Artikel erschienen am 29.01.2018
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Kassennachschau vor Ort ab 01.01.2018

Von Andreas Deumeland, Braunschweig

In der Vorjahresauflage hatten wir umfangreich über das Thema Kasse und Schätzungsbefugnisse informiert und auch auf den baldigen Beginn einer Kassennachschau – der unangekündigten Überprüfung vor Ort – hingewiesen. Ab dem 01.01.2018 ist es nun soweit.

„Zuverlässige Quellen“ berichten, dass viele Bundes­länder beschlossen haben, von nun ab jeder Betriebsprüfung in „Bargeldbetrieben“ eine solche Kassen­nachschau vorzuschalten – Niedersachsen soll dazu gehören.

Ziele einer Kassennachschau

Der Gesetzgeber will eine gegenwartsbezogene Überprüfung der Kassenführung und nicht die bisher übliche rückwirkende Prüfung nach 3 – 5 Jahren. Kernkriterien der Prüfung sind die

  • ordnungsgemäße,
  • vollständige und
  • zeitgerechte (umgehend/täglich)

Erfassung der Geschäftsvorfälle. Solche unangekündigten Prüfungen gibt es schon für die Umsatzsteuer und die Lohnsteuer, ohne dass sich dramatische Effekte ergeben hätten.

Bei der Kassennachschau wird es aber voraussichtlich, zumindest in den ersten Jahren, wesentlich mehr Aktivitäten und wahrscheinlich auch Sanktionen seitens der Finanzverwaltung geben als in den beiden bisher vorgesehenen Verfahren.

Wie beginnt eine Kassennachschau?

Die Kassennachschau beginnt mit dem unangekündigten Erscheinen des Prüfers, der sich entsprechend vorstellen und ausweisen wird. Er darf zu den üblichen Geschäftszeiten der Branche erscheinen, also ggf. auch am Abend oder Wochenende in der Gastronomie.

Üblicherweise wird sie aber eher werktäglich zu allgemeinen Geschäftszeiten stattfinden. Es bleibt ohnehin zu hoffen, dass die Prüfer sich nicht gerade Stoßzeiten aussuchen, weil das auch ihre Aufgabe nicht einfacher machen dürfte.

In der Regel sollte der Prüfer auch ein Schriftstück vorlegen, aus dem sich der Auftrag zur Kassennachschau und der Name des zuständigen, beauftragten Prüfers ergeben. Eigeninitiative und Selbstaufträge besonders eifriger Beamter sind nicht zulässig.

Was darf der Prüfer?

Der Prüfer darf unangekündigt in den Geschäftsräumen des Unternehmens erscheinen und die Vorlage aller kassenrelevanten Unterlagen verlangen. Der Umfang hängt davon ab, ob eine elektronische Kasse genutzt wird oder eine offene Ladenkasse. Details werden unten erläutert.

Prüfer dürfen auch im öffentlichen Teil der Geschäftsräume das Verhalten von Unternehmer, Angestellten und Kunden beobachten und auch Testkäufe durchführen. Hierzu müssen sie sich nicht anmelden. Erst wenn sie Unterlagen oder Informationen fordern, sind sie verpflichtet sich mit Auftrag und Ausweis vorzustellen. Faktisch wird sich der Prüfer nur mit den sehr aktuellen Unterlagen beschäftigen können, wie es ja auch gewollt ist.
Die älteren Unterlagen sind i. d. R. beim Steuerberater oder in Archiven, die sich nicht zwingend in den Geschäftsräumen befinden. Das wird beim Ablauf näher beschrieben.

Was darf er nicht?

Die Kassennachschau ist keine Betriebsprüfung und schon gar keine „verkappte“ Durchsuchung. Also darf der Prüfer keine Privaträume betreten und auch Betriebsräume nur, soweit sie kassenrelevant sind. Trotzdem ist Augenmaß geboten. Solange der Prüfer sich „vernünftig“ aufführt, sollte auch kein unnötiger Formalismus betrieben werden.

Er kann alle kassenrelevanten Belege und Informationen fordern, er darf aber nicht nach Dingen oder Unterlagen fragen, die ihn „ansonsten“ noch interessieren oder eine „verkappte“ Betriebsprüfung in weitergehenden Fragen beginnen. Dies ist nur bei schwerwiegenden Mängeln möglich.

Wenn sich Unterlagen, i. d. R. aus den Vormonaten, beim Steuerberater befinden, darf der Prüfer nicht unangekündigt zum Berater weiterfahren, darf aber nach Ankündigung und Absprache dort die erforderlichen Unterlagen einsehen. Bei einem Buchhaltungsbüro soll eine direkte Einsicht zulässig sein.

Der Prüfer darf nicht deutlich außerhalb der Geschäftszeiten prüfen, ganz abgesehen davon, dass er dann i. d. R. keine aussagefähigen, berechtigten Ansprechpartner antreffen wird.

Eine Eigeninitiative von Prüfern, auch in „bester“ Absicht, ist ohne Amtsauftrag sicher nicht gedeckt.

Wie sollte sich der Unternehmer verhalten?

Grundsätzlich gilt der bewährte Lebensgrundsatz „Wie man in den Wald hineinruft – so schallt es zurück“. Eine Broschüre zum Thema hat es treffend wie folgt in Worte gefasst: „Behandeln Sie den Prüfer wie einen Gast – aber Sie bleiben der Hausherr.“ Sie sind Steuerpflichtiger, weder Verdächtiger noch Beschuldigter. Und so sollte Sie auch der Prüfer behandeln.

Zunächst einmal müssen Sie auf den Besuch vorbereitet sein. Ihre Mitarbeiter müssen informiert sein und sollten wissen, wer in dem Moment das Wort übernimmt. Alle anderen halten sich raus.

Wer das Wort übernimmt, sollte entweder die Abläufe der Kassenabrechnung kennen oder umgehend den Unternehmer oder einen benannten Vertreter informieren. Sind die Anwesenden mit den Abrechnungsverläufen nicht vertraut, sollten sie auch nicht mit dem Prüfer darüber in irgendeiner Weise „spekulieren“. Der Prüfer hat Anspruch auf Fakten und beurteilt Informationen auch als solche. Ob der Auskunft Gebende spekuliert oder wirklich weiß, wovon er redet, kann der Prüfer nicht wissen.

Der Unternehmer/Vertreter sollte dann abhängig vom Verhalten des Prüfers entscheiden, ob ein Berater hinzugerufen wird. Tritt der Prüfer vorwurfsvoll/aggressiv auf, ist das ratsam, macht der Prüfer sachlich-neutral „seinen Job“ ist es im Zweifel sinnvoll, die Situation nicht unnötig zu formalisieren und sich mit dem Berater nur kurz telefonisch abzustimmen. Sobald Vorwürfe erhoben werden, ist die Anwesenheit des Beraters aber in jedem Fall geboten.

Ablauf einer Prüfung

Der Ablauf der Kassennachschau wird etwas unterschiedlich verlaufen, je nachdem welches Kassenverfahren genutzt wird. Bei beiden Verfahren wird es sich i. d. R. um die letzten Tage, eventuell wenige Wochen, drehen – nicht um Monate oder gar Jahre. Denn es ist eben keine Betriebsprüfung, sondern eine Einsicht in das aktuelle Geschehen.

Elektronische Kassen

Wenn elektronische Kassen genutzt werden, wird der Prüfer hierzu die Bedienungsanleitungen und ggf. Programmier- und Änderungsprotokolle sehen wollen. Kassen, die die aktuellen Anforderungen erfüllen, können diese ausdrucken oder überspielen. Weiter wird er das Kassenbuch und die Z-Bons oder vergleichbare Ausdrucke/Protokolle der Vortage sehen wollen, um zu prüfen, ob das Kassenbuch täglich und vollständig geführt worden ist. Also bis zum Vortag. Dazu gehören die Belege zu den aufgezeichneten Einnahmen und Ausgaben.

Wenn Kassenbuch und Belege zu Hause geführt werden, sollten sie dem Prüfer in angemessener Zeit – nach Vereinbarung – zur Verfügung gestellt werden.

Unter Umständen bittet er auch um Ausdruck/Anzeige des momentanen Kassenbestandes und lässt danach den Kassenbestand auszählen. Der sollte dann nicht zu sehr abweichen.Der Prüfer darf auch um Übergabe der Kassendaten auf Datenträger bitten, um diese dann im Amt elektronisch auszuwerten.

Offene Ladenkassen

Bei einer offenen Ladenkasse wird der Prüfer die täglichen Kassenberichte der Vortage anschauen und gegebenenfalls um einen Kassensturz bitten, um den aktuellen Kassenbestand festzustellen und auf Plausibilität zu prüfen. Zählprotokolle sind nicht erforderlich. Wenn sie ohnehin oder gelegentlich erstellt werden, sollten sie den Berichten beigefügt werden.

Soweit freiwillig zu den Kassenberichten auch ein Kassenbuch geführt wird, wird auch dieses Bestandteil der Prüfung sein. Auch hier sollten Kassenberichte und ggf. Kassenbuch bis zum Vortag vollständig geführt sein – mit allen Einnahmen und Ausgaben.

Mögliche Folgen einer Kassennachschau?

Mit dem Beginn einer Kassennachschau ist die Möglichkeit einer Selbstanzeige wahrscheinlich abgelaufen. Es gibt vereinzelte abweichende Meinungen, darauf verlassen sollte sich niemand.

Wenn der Prüfer „schwerwiegende Mängel“ feststellt, kann er direkt zur Betriebsprüfung übergehen. Es bedarf nicht der üblichen Prüfungsanordnung, der Steuerpflichtige ist aber schriftlich über den Übergang von der Kassennachschau zur Betriebsprüfung zu unterrichten.

Wenn zudem „die Verhütung dringender Gefahren für die öffentliche Sicherheit und Ordnung“ geboten ist, darf der Prüfer auch gegen den Willen des Steuerpflichtigen dessen Privaträume betreten, aber nicht durchsuchen. Dazu ist weiterhin der richterliche Beschluss erforderlich.

Findet der Prüfer nur formelle Versäumnisse, aber keine materiellen Fehler (z. B. fehlende Einnahmen), dann kann auch eine Geldbuße festgesetzt werden, um den Steuerpflichtigen von der Notwendigkeit z. B. einer anderen Kasse oder einer anderen Bedienung/Protokollierung der Technik zu überzeugen. Das Gesetz sieht ab 2020 Bußgelder von 5 000 bis 25 000 Euro vor, die bei erstmaligem Verstoß, je nach Ausmaß, noch deutlich niedriger ausfallen dürften. Umgekehrt reichen die Bußgelder im Extremfall bis zu 50 000 Euro, wenn die „Versäumnisse“ als leichtfertige Steuerverkürzung zu qualifizieren sind. Es gibt aber natürlich noch keine Erfahrungswerte.

Solche „schwerwiegenden Mängel“ im Rahmen einer Kassennachschau sind für den Prüfer i. d. R. der Einstieg für Schätzungen in den Bereichen Umsatz und Gewinn. Die Aufgabe des Beraters ist dann die Berechtigung zur Schätzung zu bestreiten und ggf. eine Schätzung selbst zu entkräften, am besten zu widerlegen. Es gibt eine Reihe neuer Rechtsprechung, die eventuelle Übertreibungen von Prüfern in die Schranken weist. Sachlich/materiell stichhaltig begründete Schätzungen werden aber vor Gerichten Zustimmung finden. Deshalb ist der Gerichtsweg gut abzuwägen, im Zweifel aber zu gehen, wenn sich der Steuerpflichtige begründet ungerecht behandelt fühlt.

Was kommt noch in den Bargeldbranchen?

Mit dem Einsetzen der Kassennachschau ist das Gesetzespaket noch nicht vollständig umgesetzt und in Kraft. Nachfolgende Schritte sind notwendig, ohne dass schon sicher sein könnte, ob nicht noch weitere folgen:

Ab dem 01.01.2020 müssen alle Unternehmer mit Kassen den Kunden die Kassenbelege aushändigen. Diese müssen sie aber nicht, wie z. B. in Italien, auch aus dem Geschäft mitnehmen und eine Weile behalten. Eine Ausnahme wird bestehen bei einer Vielzahl unbekannter Kunden analog den Voraussetzungen für eine Befreiung von der Einzelfallaufzeichnungspflicht. Allerdings soll dann hierfür eine Vorabgenehmigung der Finanzverwaltung erforderlich sein. Ab dem 01.01.2020 benötigen neu angeschaffte Kassen ein Zulassungszertifikat vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationsverarbeitung, auch wenn die technischen Anforderungen noch nicht im Detail definiert sind. Das wird aber Sache der Kassenhersteller sein.

Bis zum 31.01.2020 sind alle vorhandenen („alten“) Kassen mit ihren Daten (Hersteller, Modell usw.) beim Finanzamt anzumelden.

Verbunden mit einer schon mehrfach diskutierten täglichen oder wöchentlichen Überspielung von Kassendaten können diese Melde- und Genehmigungspflichten dem Staat eine geschlossene und vollständige Dokumentation aller Kassen und offenen Ladenkassen und deren Inhalten liefern. Ein gewaltiger Wandel gegenüber der Vergangenheit – aber völlig legal. Nur eine Unsicherheit bleibt, die wie folgt umschrieben sei: „Gebt dem Staat, was des Staates ist“ – solange sich seine Vertreter auf das beschränken, was er wirklich haben will.

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