Smart Company

Wir verstehen darunter ein Unternehmen, das zu jeder Zeit und an jedem Ort voll handlungsfähig ist. Dafür müssen die handelnden Personen Zugang zu den für sie notwendigen Informationen und Werkzeugen besitzen.

Während die Industrialisierung 4.0 in der Produktion nicht mehr wegzudenken ist und Prozesse in den leistungserstellenden Bereichen immer mehr vernetzt werden, fristet der kaufmännische Prozess häufig ein freudloses Dasein.

Das Problem

Die Kosten der Selbstverwaltung einer Unternehmung steigen stark an, generieren aber keinen monetären Zuwachs. Der wichtigste Treiber dieser Entwicklung ist die demografische Entwicklung und die damit verbundenen Personalkosten. Der kaufmännische Prozess war und ist Nebenprozess zur Erfolgsmessung und Ressourcenleitung einer Unternehmung und soll daher der Unternehmung dienen und nicht zum Selbstzweck verfallen.

Mit bereits verhältnismäßig geringem Aufwand kann der kaufmännische Prozess dahingehend optimiert werden, den Informationsfluss im Unternehmen zu beschleunigen und sinnvoll zu aggregieren.

Insbesondere darf der kaufmännische Prozess den leistungserstellenden Prozess nicht lähmen oder gar blockieren. Wenn z. B. der Auftragseingang nicht rechtzeitig weitergegeben wird oder wenn benötigte Materialien zu spät erworben werden, kann das Produkt oder die Dienstleistung den Kunden nicht rechtzeitig erreichen, aber auch z. B. wenn die Rechnungsstellung zu spät erfolgt oder auch kein wirksames Mahnwesen vorgehalten wird.

Der Informationsfluss einer Smart Company erfolgt schnell, effizient und aufeinander aufbauend. Auf den nachfolgenden Abbildungen werden die Schritte des Absatz- und Beschaffungsprozesses vereinfacht dargestellt.

Gebogener Pfeil: Jeweils vollständige digitale Abwicklung aus einem Fluss

Durch den Einsatz entsprechender Software-Lösungen, wie z. B. DATEV Smart-Transfer und DATEV Unternehmen online, kann der kaufmännische Prozess vollständig digitalisiert und effizient abgewickelt werden.

Absatzprozess

Durch die einmalige Hinterlegung von Daten können die erforderlichen Dokumente in Echtzeit vom Angebot bis hin zur Rechnung und sogar zur Mahnung elektronisch erzeugt werden.

Zudem können die Dokumente direkt und revisionssicher in elektronischer Form an Ihre Kunden versandt werden. Postbearbeitungszeiten entfallen. Zahlungseingänge können deutlich früher verzeichnet werden.

Beschaffungsprozess

Eingangsrechnungen werden, soweit diese noch in Papierform vorliegen und nicht bereits als Datei zugehen, digitalisiert und elektronisch im Unternehmen weitergereicht. Bestell- und Rechnungsfreigaben können revisionssicher und örtlich ungebunden direkt im elektronischen Beleg durch die zuständige Person dokumentiert werden.

Geprüfte und zur Zahlung freigegebene Eingangs-rechnungen können direkt aus der Software bezahlt werden. Erfassungsfehler werden reduziert, Skonto kann häufiger genutzt werden, da der Belegfluss im Unternehmer schneller ist.

Personalwesen

Daten zur Erstellung der Lohnabrechnung werden in elektronischer Form dem Steuerberater zur Erstellung der Lohnabrechnung zur Verfügung gestellt.

Eine gemeinsame digitale Personalakte bildet die Basis für die gemeinsame Personaladministration.

Die Lohnabrechnungen werden zudem online dem Arbeitnehmer zur Einsicht und ggf. zum Druck zur Verfügung gestellt. Die Administration zur Übergabe von Lohnabrechnungen entfällt im Unternehmen vollständig.

Auch bei einer Betriebsprüfung können die Daten in vollständig elektronischer Form zur Verfügung gestellt werden, wodurch Prüfzeiten verringert werden und Zeit für das leistungserstellende Geschäft frei wird.

In reiseintensiven Unternehmen kann die Erstellung der Reisekostenabrechnungen effizient gestaltet werden. Der Mitarbeiter kann über zur Verfügung gestellte Cloud-Software seine Eingaben vorerfassen, sodass die Daten im Betrieb nur importiert und geprüft werden müssen. Doppelte Erfassungsarbeiten werden dadurch vermieden.

Reisekosten können schneller an den Mitarbeiter ausgezahlt werden, wodurch zudem das Betriebsklima verbessert wird.

Kommunikation mit dem Steuerberater

Durch den Einsatz von mit dem Steuerberater abgestimmter smarter Softwarelösungen können die Daten ebenfalls ohne Medienbruch direkt weiterverarbeitet und genutzt werden. Dadurch entfällt das „extra“ Zusammenstellen sowie der physische Austausch von Unterlagen für den Steuerberater.
Ebenfalls vereinfacht sich die Kommunikation mit den Finanzbehörden, die seit Jahren auch nur noch die Einreichung von Daten in ausschließlich elektronischer Form zulassen. Der Fachkräftemangel geht auch an der Finanzverwaltung nicht ohne Folgen vorbei. Die digitale Betriebsprüfung schreitet weiter voran und wird zunehmend die Zurverfügungstellung von Buchhaltungsdaten in elektronischer Form vorantreiben, sodass künftig selbst Belegbilder in digitaler Form zur Verfügung gestellt werden müssen.

Kommunikation mit Finanzierungspartnern

Zudem steigt das Informationsbedürfnis externer Finanzierungspartner (z. B. Banken, Investoren) durch die Möglichkeiten der Digitalisierung in Bezug auf Qua­lität, Aktualität und Schnelligkeit bei der Kommunikation.

Das Informationsbedürfnis kann nur noch durch den Einsatz technischer Lösungen sachgerecht und effizient befriedigt werden. Außerdem werden Banken bereits den Jahresabschluss 2018 als XML-Datensatz anfordern, um diesen besser und automatisierter elektronisch auswerten zu können (Digitaler Finanzbericht).

Kernaussagen

Der Einzug der Digitalisierung im Rechnungswesen ermöglicht eine Prozessoptimierung des gesamten kaufmännischen Bereichs bei gleichzeitiger Kostenreduzierung:

1. Vermeidung von Mehrfacharbeiten (Redundanzen)
2. Einsparung von Papier und Lagerfläche
3. Verringerung der Suchzeiten
4. Verringerung der Ablagezeiten
5. Zeitliche und örtliche unbegrenzte Verfügbarkeit
6. Schnelle Bearbeitung der gesamten kaufmännischen Verwaltungsaufgaben
7. Bessere Kommunikationsbasis zum Steuerberater
8. Bessere Kommunikation mit den Finanzierungspartnern
9. Bessere Arbeitsteilung zwischen den einzelnen Prozessschritten
10. Papierarm und damit umweltbewusst arbeiten

Fazit

Der Einsatz zielgerichteter und smarter kaufmännischer Softwarelösungen wird die notwendigen Nebenprozesse stark verschlanken und auf das Notwendige reduzieren, sodass die Nebenprozesse auch in Zukunft Nebenprozesse bleiben.

Foto: MediaWorld GmbH