Elektronische Medien in der Unternehmenskommunikation

Bei der Nutzung betrieblicher Internet- und E-Mail-Systeme stehen neben arbeitsrechtlichen Problemen auch datenschutzrechtliche Fragen im Vordergrund. Dabei sind Kontrollbefugnisse der Arbeitgeber, insbesondere im Hinblick auf die private Nutzung des Internets sowie die Kommunika­tion über E-Mail durchaus problematisch. Hier treffen in der Regel das allgemeine Persönlichkeitsrecht des Arbeitnehmers und die Interessen des Arbeitgebers aufeinander.

Stellt ein Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer am Arbeitsplatz den Zugang zum Internet sowie insbesondere betriebsinterne wie -externe Kommunikation über E-Mail zur Verfügung, stellt sich die Frage, inwieweit der Arbeitgeber Kontrollbefugnisse besonders im Hinblick auf die private Nutzung dieser elektronischen Kommunikationsmittel hat.

Grundsätzlich ist zunächst danach zu unterscheiden, ob der Arbeitgeber die private Nutzung von Internet und E-Mail zulässt oder diese untersagt.

Erlaubt der Arbeitgeber die Nutzung von E-Mail und Internet auch für private Zwecke, sind die strengen Vorschriften des Telekommunikationsgesetzes (TKG) und des Telemediengesetzes (TMG) zu beachten, die eine Kontrolle weitgehend ausschließen, wenn keine wirksame Einwilligung des Arbeitnehmers besteht.

Die Überwachung des privaten E-Mail-Verkehrs ist in solchen Fällen sowohl hinsichtlich der Verbindungsdaten als auch des Inhalts der E-Mail unzulässig. Ausnahmen hiervon bestehen nur in seltenen Fällen etwa zur Gefahrenabwehr, beispielsweise bei Viren oder bei dringendem Verdacht auf Verrat von Geschäftsgeheimnissen.

Bezogen auf den E-Mail-Verkehr wird grundsätzlich zwischen den Verbindungsdaten (etwa Datum, Uhrzeit, Datenvolumen und E-Mail-Adresse) und den E-Mail-Inhalten unterschieden. Während Erstere nach der Rechtsprechung sowohl im Falle der Erlaubniserteilung durch den Arbeitgeber als auch im Falle der Untersagung durch diesen gespeichert werden können, ist dies bei Letzteren umstritten.

Hier werden zum Teil Parallelen zu den von der Rechtsprechung aufgestellten Grundsätzen zur Telefonüberwachung gezogen, wonach Telefongespräche grundsätzlich vertraulich sind und eine Kontrolle damit ausgeschlossen ist. Nach der höchstrichterlichen Rechtsprechung des Bundesverfassungsgerichts (BVerfG) ist etwa das Mitschneiden von dienstlichen Telefongesprächen nicht zulässig. Diesen Grundsatz wird man auch auf E-Mails übertragen können.

Hiervon macht das Bundesarbeitsgericht (BAG) dann Ausnahmen, wenn das Interesse des Arbeitgebers vor demjenigen des Arbeitnehmers Vorrang hat. Dies kann etwa der Fall sein, wenn der Eingriff nach Inhalt, Form und Begleitumständen erforderlich ist und darüber hinaus auch das schonendste Mittel darstellt. Ausnahmen sind hier wohl nur denkbar, wenn überwiegende Interessen des Arbeitgebers vorliegen wie ein begründeter Verdacht für eine strafbare Handlung wie etwa der Verrat von Betriebs- oder Geschäftsgeheimnissen.

Das sogenannte Direktionsrecht erlaubt es dem Arbeitgeber allerdings, sich den Inhalt geschäftlicher E-Mails zeigen zu lassen und den Empfang und auch den Versand privater E-Mails generell zu untersagen. Als Lösung hierfür kommen neben Betriebsvereinbarungen individualvertragliche Vereinbarungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer in Betracht.

Dementgegen sind bei ausschließlich dienstlicher Nutzung die Persönlichkeitsrechte von Arbeitnehmern nur in Ausnahmefällen berührt, sodass die Kontrollmaßnahmen des Arbeitgebers wesentlich umfangrei-cher sein können. In solchen Fällen gelten bei der Privatnutzung lediglich das Bundesdatenschutzgesetz und die Datenschutzgesetze der Länder. Bei der rein dienstlichen Nutzung von Telekommunikationseinrichtungen des Arbeitgebers besteht nach der derzeitigen Gesetzeslage kein schützenswertes Interesse des Arbeitnehmers, die Verbindungsdaten des Korrespondenzpartners geheim zu halten.

Problematisch ist die Kontrolle der Inhalte dienstlicher E-Mails. Hier werden zum Teil Parallelen zu dienstlichen Telefongesprächen gezogen, wonach eine inhaltliche Kontrolle dienstlicher Mails ausgeschlossen wäre. Da allerdings der E-Mail-Verkehr in der Praxis weitgehend anstelle des Schriftverkehrs getreten ist und der Gesetzgeber den Unterschied zwischen E-Mails und dem gesprochenen Wort anerkannt hat, wird man die zu Telefongesprächen aufgestellten Regelungen wohl nicht auf E-Mails übertragen können. Dies bedeutet im Umkehrschluss, dass der Arbeitgeber bei ausschießlich dienstlicher Nutzung auch Inhalte der E-Mails in vollem Umfang zur Kenntnis nehmen darf. Dies gilt jedenfalls dann, wenn die Arbeitnehmer vorher über die Möglichkeit der Kenntnisnahme durch den Arbeitgeber informiert wurden.

Ähnliche Grundsätze wie im ausschließlich dienstlichen E-Mail-Verkehr gelten auch bei der ausschließlich dienstlichen Internetnutzung. Auch hier besteht kein schützenswertes Interesse, die Verbindungsdaten und Inhalte der aufgerufenen Seiten geheim zu halten. Lediglich eine lückenlose Überwachung, die bei dem Arbeitnehmer das Gefühl ständiger Beobachtung hervorrufen kann, verstößt gegen das Persönlichkeitsrecht und ist deshalb unzulässig. Die zur Kontrolle notwendige Datenerfassung, -speicherung und -nutzung ist aber zulässig, wenn der Arbeitnehmer eine Einwilligung erteilt hat, wobei diese mit Blick auf § 4a BDSG nur schriftlich erteilt werden kann.

Zusammenfassung

Der Datenschutz stellt Arbeitgeber zunehmend vor Probleme – vor allem beim E-Mail-Verkehr. Die Entscheidung, dienstliche E-Mail-Accounts auch privat nutzen zu können, ist ein Beispiel hierfür. Damit stellen sich (zumindest) zwei Fragen: die Trennung dienstlicher und privater Inhalte und die bisher noch umstrittene Frage, ob und wann der Arbeitgeber, z. B. bei Krankheit des Arbeitnehmers, zugreifen darf.

Private E-Mails des Arbeitnehmers sind für den Arbeitgeber tabu. Falls sich der Arbeitgeber unbefugt Zugang zu einem auch privat genutzten und/oder passwortgeschützten E-Mail-Account verschaffen würde, kann er sich strafbar machen. Zumindest wäre es als eine Verletzung im Sinne von § 241 Abs. 2 BGB anzusehen und es besteht eventuell die Gefahr von Unterlassungs- oder Schadenersatzansprüchen.

Eine Lösung könnte sein, privaten E-Mail-Verkehr stets in der Betreffzeile entsprechend zu kennzeichnen, um einen unbefugten Zugriff zu verhindern. Die anderen (geschäftlichen) E-Mails können dann vom Arbeitgeber im Notfall identifiziert und separiert werden, um die Privatsphäre des Mitarbeiters nicht zu verletzen. Eine ständige Rechtsprechung der Arbeitsgerichte hierzu fehlt allerdings bis dato, sodass die sicherste Variante ist, die Privatnutzung dienstlicher E-Mail-Accounts (wieder) vollständig zu untersagen. Alternativ kann für den Zugriff bei Abwesenheiten eine Vertretungsregelung erfolgen, welche es dem Vertreter ermöglicht, auf dienstlich eingehende E-Mails zugreifen und antworten zu können. Jedenfalls sollte der Arbeitgeber nicht ohne den Datenschutzbeauftragten des Unternehmens und, soweit vorhanden, Betriebs- oder Personalrat handeln.

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