Artikel erschienen am 21.01.2015
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Der unternehmerische Notfallkoffer

Was gehört zu einer Notfallplanung und warum ist diese so wichtig?

Von Dipl.-Bankbetriebsw. Karen Gruel, Hamburg

Verantwortungsvolle Unternehmer sichern sich und ihr Unternehmen vorausschauend und sinnvoll für den Notfall ab. Abgedeckt sind zumeist die sog. „versicherbaren Risiken“. Doch nicht alle Risiken können versichert werden. Gegen diese „ nicht versicherbaren Risiken“ werden häufig keine Vorkehrungen getroffen, weil sich der Unternehmer dieser Risiken nicht bewusst ist oder er eine Lösungserarbeitung aus Zeitmangel verschiebt. Dabei können einige latente Risikothemen für das Unternehmen existenzbedrohend sein und auch negative Auswirkungen auf die Familie haben.

Niemand kann ausschließen, aufgrund einer Krankheit oder eines Unfalles plötzlich für Wochen oder Monate auszufallen, oder im schlimmsten Fall nicht mehr ansprechbar zu sein. Notwendige geschäftliche Handlungen können dann nicht mehr durchgeführt werden. Einen ersten Schritt der Absicherung bietet ein unternehmerischer „Notfallordner“, in dem folgende Themen schriftlich hinterlegt werden:

  • Namen, Adressen und Telefonnummern Ihres Steuerberaters und Ihrer Rechtanwälte – wer berät zu welchen Themen?
  • (Leitende) Mitarbeiter Ihres Vertrauens – wer verantwortet welche Themen?
  • Ist eine Organisation/Besprechung eines Vertretungsplans mit Ihren Mitarbeitern erfolgt? Liegen Vollmachten vor und sind die getroffenen Vereinbarungen schriftlich fixiert worden?
  • Gibt es weitere für Ihr Unternehmen wichtige Kontaktpersonen bei Verbänden oder Kammern?
  • Haben Sie eine Shortlist über Ihre Top-20-Kunden und Lieferanten mit den jeweiligen Ansprechpartnern erstellt?
  • Existiert eine Übersicht zu Codes, Passwörtern, Schlüsseln etc.?

Häufig wird davon ausgegangen, dass mit einem Testament und einer Vorsorgevollmacht alle Notwendigkeiten für den Notfall geregelt sind. Dabei wird häufig übersehen, dass bei Unternehmen die Regelungen aus dem Gesellschaftsvertrag maßgeblich sind. Es sollten unbedingt beide Dokumente durch Fachberater dahingehend überprüft werden, ob diese juristisch verbindlich die Vorkehrungen abdecken, die sich der Unternehmer im Notfall für die Unternehmensfortführung vorgestellt hat. So kommt es oft zu Missverständnissen über die Todesfallregelung. Häufig wird davon ausgegangen, dass für den Todesfall das Unternehmen in die gewünschte Erbregelung geht. Bedacht wird jedoch nicht, sofern minderjährige Kinder vorhanden sind, dass für alle maßgeblichen Entscheidungen im Unternehmen (z. B. Kreditaufnahmen, Objektbelastungen) in dem Fall die Zustimmung des Vormundschaftsgerichtes erforderlich ist. Das bedeutet langwierige Entscheidungswege, die dann nicht unbedingt im Einklang mit einer notwendigen unternehmerischen Entscheidung stehen.

Für einen Notfall außerhalb der Todesfallregelung bestehen oftmals keine ausreichenden Regelungen im Unternehmen und im Gesellschaftsvertrag, sodass in Ausfallzeiten wichtige Entscheidungen nicht getroffen werden können, z. B.:

  • Mitarbeiter einstellen oder entlassen,
  • betriebsnotwendige Investitionen größeren Ausmaßes tätigen,
  • rechtsverbindliche Verhandlungen mit Kunden und Lieferanten zu Zahlungszielen etc. führen.

Lösungen für eine fachlich kompetente „Notfallgeschäftsführung“ sind oftmals über Personen des Vertrauens aus den Bereichen der Innungen oder Verbände möglich. Die vorgenannten Themenstellungen sind mit unterschiedlichen gesellschaftsvertraglichen Regelungen und Vollmachten zu lösen. Hierzu sollte der Unternehmer unbedingt einen Fachberater aufsuchen, damit die Vereinbarungen auch konkret den Vorstellungen des Unternehmers entsprechen.

Hinweis

Unerlässlich ist die Erteilung von Kontovollmachten und Vollmachten für die elektronische Zahlungsverkehrsabwicklung, damit das Unternehmen immer zahlungsfähig ist.

Foto: panthermedia/Hannu Viitanen

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