Artikel erschienen am 25.05.2018
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Digitalisierung kaufmännischer Prozesse

Wer tut was wann und wie funktioniert das eigentlich?

Von Dr. lic. oec. HSG Christoph Lüders, LL.M., Hannover

Die Digitalisierung ist in aller Munde. „Alles, was digitalisiert werden kann, wird digitalisiert!“, prophezeite neben anderen schon die Bundeskanzlerin vor drei Jahren. Während sich derlei Aussagen in erster Linie auf die Digitalisierung von Geschäftsmodellen à la „Tech“-Start-ups oder Produktionsprozesse im Sinne von Industrie 4.0 beziehen, müssen darüber hinaus auch die unterstützenden Unternehmensabläufe mit diesen Veränderungen Schritt halten. Die „Digitalisierung kaufmännischer Prozesse“ ist dabei ein immer wichtiger werdendes Rädchen im Digitalisierungsgetriebe.

Doch wie läuft die Einführung der Digitalisierung kaufmännischer Prozesse konkret ab? Was sollten Sie als Unternehmer beachten? Ausgangspunkt ist häufig das externe Rechnungswesen und konkret das Scannen von Eingangsrechnungen. Daneben spielt die zunehmende Regelungsdichte zur Erfüllung steuerlicher oder gesetzlicher Pflichten eine große Rolle. So kommt heutzutage kaum ein Unternehmen an der Implementierung eines Tax Compliance Management Systems oder der intensiven Auseinandersetzung mit der Umsetzung der neuen Datenschutzgrundverordnung vorbei.

Viele gute Gründe, sich mit der Digitalisierung kaufmännischer Prozesse zu befassen

Die nächsten Themen zeichnen sich bereits ab. Künstliche Intelligenz, Blockchain, Umsetzung der eIDAS-Verordnung, um nur einige Beispiele zu nennen, werden mit hoher Wahrscheinlichkeit in einigen Jahren Einzug in die digitalen Prozesse mittelständischer Unternehmen finden. Es gilt daher, die heute relevanten Themen mit Augenmaß zu meistern und umzusetzen, um für die zukünftigen Themen eine Grundlage zu schaffen.

Dabei geht es weniger um den Kauf von Hard- und Software als vielmehr um die laufende Weiterentwicklung der Geschäftsprozesse sowie die Einbeziehung und Schulung der Mitarbeiter. Lesen Sie im Folgenden, wie Sie die Digitalisierung kaufmännischer Prozesse in Ihrem Unternehmen erfolgreich umsetzen.

1. Schritt: Am Anfang steht das Ziel!

Grundlage der Digitalisierung ist auch im kaufmännischen Bereich eine konkrete Zielvorstellung von dem, was Sie erreichen möchten. Die Erfüllung gesetzlicher Vorschriften zur Vermeidung von Haftungsrisiken und zur Erfüllung von Dokumentationspflichten stellt die Pflicht dar. Die Kür besteht darin, die in Ihrem Unternehmen vorhandenen Informationen so zusammenzuführen, dass sie in den operativen Entscheidungsprozessen optimal genutzt werden können.

Durch die Digitalisierung von Arbeitsschritten erhöht sich die Anzahl der relevanten Informationen im Unternehmen, die zur Entscheidungsfindung beitragen können, dramatisch. Dafür müssen die Informationen in einer zentralen Business-Intelligence-Lösung zusammengeführt werden, damit sie allen Mitarbeitern zur Verfügung stehen und auswertbar sind.

Zu überlegen ist daher zunächst, welche Informationen Sie perspektivisch einem solchen System zuführen möchten. Ist in einer späteren Phase die Einführung eines Business-Intelligence-Systems geplant, kann es sich durchaus lohnen, einen digitalisierten Prozess etwas aufwendiger zu gestalten, um auch die später benötigten Informationen zur Hand zu haben.

2. Schritt: Definieren Sie die Prozesse. Wer macht was wann?

Die Digitalisierung von Arbeitsabläufen erfordert klare Festlegungen, wie die einzelnen Arbeitsschritte aneinandergereiht werden sollen, welche Prüfungen durchzuführen sind und was passieren soll, wenn eine Prüfung negativ ausfällt. Es muss also standardisiert werden, wer wann was macht. Wichtig: Falls Sie in Ihrem Unternehmen Software einsetzen, die nur im beschränkten Umfang individualisierbar ist, muss deren Funktionsweise bei der Standardisierung zwingend berücksichtigt werden. So vermeiden Sie teure Individualprogrammierung oder nicht umsetzbare Prozessstandards.

Die Aufnahme der vorhandenen Prozesse erfolgt am besten auf Basis einer etablierten Prozessmodellierungssprache wie bspw. BPMN 2.0 oder der ereignisgesteuerten Prozesskette. Eine so durchgeführte Bestandsaufnahme bildet die Basis für notwendige Prozessanpassungen und die Schulung der Mitarbeiter. Durch die Prozessmodellierung wird häufig erst sichtbar, welche Arbeitsschritte überhaupt digitalisiert werden müssen, um einen vollständig digitalen Prozess zu erhalten. Beispiel GoBD: Eine konforme digitale Finanzbuchhaltung erfordert nicht nur digitale Rechnungen, sondern auch digitalisierte Handelsbriefe. Deren Erstellung wiederum erfordert den Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems, um den Voraussetzungen der GoBD zu genügen.

3. Schritt: Binden Sie Ihre Mitarbeiter konsequent ein!

Ohne Mitarbeiterbeteiligung keine Digitalisierung! So lässt sich die Bedeutung dieses Punktes wohl am besten zusammenfassen. Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter von Anfang an aktiv mit ein, um die einzelnen Arbeitsschritte der zu digitalisierenden Prozesse zu erfassen und die eventuell notwendigen Anpassungen mit Ihnen hinsichtlich ihrer Praxistauglichkeit zu diskutieren. Durch die frühzeitige Einbindung stellen Sie zudem sicher, dass die Mitarbeiter ihr Wissen über die zu bewältigenden Aufgaben und deren Umsetzung einbringen können und später besser verstehen, wie der Prozess zu durchlaufen ist. Darüber hinaus ist eine regelmäßige Schulung unumgänglich, um eine möglichst umfassende und fehlerfreie Nutzung der eingesetzten Software zu gewährleisten.

4. Schritt: Machen Sie sich mit der IT vertraut!

Um innerbetriebliche Arbeitsabläufe digitalisieren zu können, müssen nicht nur die Prozesse im Detail verstanden werden, sondern auch der Funktionsumfang der vorhandenen Software und deren Nutzungsmöglichkeiten. Nur dann ist es möglich, Lösungen zu finden, die die Prozesse effizient abbilden, und die Software mit all ihren Stärken zu nutzen.

Bild: Fotolia/ToheyVector

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