Von Hinweisgeberschutz bis Feedbackkultur

Von Christian Klande, Hannover

Christian Klande
Berater für Datenschutz und Compliance

Mit der Einigung im Vermittlungsausschuss am 09.05.2023 ist der Weg frei für die längst überfällige Umsetzung der EU-Vorgaben in Deutschland.

Wen oder was schützt das HinSchG?

Das Gesetz schützt hinweisgebende Personen (Whistleblower), wenn sie Fehlverhalten oder Verstöße melden wollen. Dabei kann es um Belästigung am Arbeitsplatz, Datenschutzvergehen, den Griff in die Kasse oder andere Dinge wie Umweltschutz oder Probleme bei der Arbeitssicherheit gehen. Compliance-Beauftragte sollen sich dann um die Hinweise kümmern. Die hinweisgebende Person hat dabei die Wahl, ob sie eine interne oder eine externe Meldestelle in Anspruch nimmt.

Wer muss die Regeln umsetzen?

Laut dem Gesetzentwurf müssen Unternehmen und Organisationen mit 50 oder mehr Beschäftigten eine interne Meldestelle einrichten. Arbeitgeber mit weniger 50 Mitarbeitern sind nicht betroffen. Unternehmen mit höchstens 249 Mitarbeitern haben bis zum 17.12.2023 Zeit, um eine Meldestelle einzurichten.

Unternehmen mit 250 oder mehr Beschäftigten müssen sofort handeln und innerhalb von drei Monaten nach Verabschiedung des Gesetzes eine Meldestelle einrichten. Die Meldestelle besteht in der Regel aus einem Meldeportal sowie der mit dem Case-Management beauftragten Person. Dabei können interne, aber auch externe Lösungen verwendet werden, wobei externe Meldestellen Vorteile wie:

• Entlastung des Personals
• notwendige Ausbildung/Erfahrung und
• Vertretungsfähigkeit bieten.

Wichtig ist die angemessene Gestaltung der Kanäle. Webbasierte Systeme bieten sich hier an, sind aber möglicherweise nicht immer barrierearm erreichbar. So sollte ggf. über eine telefonische Erreichbarkeit nachgedacht werden.

Eine Ombudsperson muss über die notwendige Fachkunde verfügen. Es lohnt sich daher für viele Organisationen, nicht nur das Meldeportal extern zu vergeben, sondern auch auf erfahrene Ombudsleute zurückzugreifen. LkSG und Beschwerdemanagement integrieren Beschwerdemanagement, Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz und Hinweisgeberschutzgesetz – die Liste der Compliance-Anforderungen wächst. Für all das werden Prozesse, teils auch Ombudspersonen oder eigens Beauftragte benötigt. Wie lassen sich die unterschiedlichen Anforderungen kundenfreundlich und barrierearm bündeln?

Durch eine geschickte Kombination lassen sich Synergieeffekte nutzen. Meldende werden bei Hinweisen die genauen rechtlichen Hintergründe nur schwerlich unterscheiden können. Durch eine Verknüpfung der Verfahren lassen sich über einen Prozess mehrere gesetzliche Anforderungen erfüllen. Wichtig ist dabei, dass die Meldestelle und die verwendete Plattform die unterschiedlichen Anforderungen abbilden können, um Doppelarbeit zu vermeiden.