Aktuelles Reisekostenrecht
Von Nicole Held, MagdeburgZum 01.01.2014 ist die Reform des Reisekostenrechts in Kraft getreten. Sie beinhaltet einige grundlegende Änderungen, wann welche Reiseaufwendungen als Werbungskosten abgezogen bzw. vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden können. Unternehmen und Arbeitnehmer sollten sich daher, sofern noch nicht geschehen, mit den Neuregelungen auseinandersetzen.
1. „Erste Tätigkeitsstätte“
Zentrale Neuerung ist die gesetzliche Regelung der „ersten Tätigkeitsstätte“. Sie ersetzt den alten Begriff der „regelmäßigen Arbeitsstätte“, der gesetzlich nicht definiert war und den die Rechtsprechung zunehmend anders ausgelegt hat als die Finanzverwaltung. Die Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte ist deshalb von maßgebender Bedeutung, weil nur Fahrten, die nicht die erste Tätigkeitsstätte zum Ziel haben, Dienstreisen sind und nach Dienstreisegrundsätzen abgerechnet werden können. Das bedeutet insbesondere:
- Fahrtkosten: 0,30 Euro pro Fahrtkilometer (anstatt Entfernungskilometer)
- Ansatz von Verpflegungsmehraufwand, Reiseneben- und Übernachtungskosten
- kein Ansatz eines geldwerten Vorteils bei Dienstwagengestellung.
Erste Tätigkeitsstätte ist seit Beginn des Jahres 2014 die ortsfeste, betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers (oder eines verbundenen Unternehmens bzw. einem vom Arbeitgeber bestimmten Dritten), der der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist. Je Dienstverhältnis kann es nur eine erste Tätigkeitsstätte geben, es kann aber auch überhaupt keine erste Tätigkeitsstätte vorhanden sein (z. B. bei einer Tätigkeit als Fahrer).
Neu ist, dass die erste Tätigkeitsstätte mit vorrangiger Wirkung durch den Arbeitgeber dienstrechtlich festgelegt werden kann, z. B. durch Bestimmung im Arbeitsvertrag oder durch dienstrechtliche Weisung. Die Festlegung ist steuerrechtlich bindend und gilt auch dann, wenn die Tätigkeitsstätte nicht den Schwerpunkt der Tätigkeit bildet, also auch, wenn der Arbeitnehmer dort nur in geringem Umfang tätig wird. Hier könnte sich in einigen Fällen ein gewisser Gestaltungsspielraum zur Steueroptimierung eröffnen. Wenn keine dienstrechtliche Festlegung erfolgt, befindet sich die erste Tätigkeitsstätte dort, wo der Arbeitnehmer
- typischerweise arbeitstäglich oder
- mind. 1/3 der vertraglichen Arbeitszeit oder
- zwei Arbeitstage wöchentlich
tätig wird (bloßes Aufsuchen reicht nicht). Trifft dies auf mehrere Tätigkeitsstätten zu, gilt im Zweifel die der Wohnung örtlich am nächsten liegende Tätigkeitsstätte als die erste Tätigkeitsstätte.
Etwas Besonderes gilt, wenn der Arbeitgeber das arbeitstägliche Aufsuchen eines bestimmten Ortes festgelegt hat, ohne dass die Voraussetzungen einer ersten Tätigkeitsstätte erfüllt sind (z. B. Treffpunkt für Sammeltransport): Die Fahrten dorthin bleiben zwar Dienstreisen, es kann aber nur die Entfernungspauschale angesetzt werden.
2. Verpflegungsmehraufwendungen
Dauert die Dienstreise länger als acht Stunden, können die gesetzlich geregelten Verpflegungspauschalen angesetzt werden. Seit dem 01.01.2014 gilt folgende vereinfachte Staffelung:
| Bisher | ab 2014 | ||
|---|---|---|---|
| > 8 h | 6 Euro | > 8h | 12 Euro |
| 14–24 h | 12 Euro | Stufe entfällt | – |
| > 24 h | 24 Euro | > 24 h | 24 Euro |
Bei mehrtägigen Dienstreisen können für den An- und Abreisetag generell 12 Euro angesetzt werden, auch wenn die jeweilige Abwesenheitszeit unter acht Stunden beträgt.
Beispiel: Eine Dienstreise beginnt am Montag um 18.00 Uhr und endet am folgenden Mittwoch um 12.00 Uhr mittags. Es können folgende Verpflegungspauschalen angesetzt werden:
| Verpflegungspauschalen | bislang | ab 2014 |
|---|---|---|
| 1. Tag, Montag (< 8 h, aber: Anreisetag) | 0 Euro | 12 Euro |
| 2. Tag, Dienstag (> 24 h) | 24 Euro | 24 Euro |
| 3. Tag, Mittwoch (> 8 h, < 14 h) | 6 Euro | 12 Euro |
| Gesamt | 30 Euro | 48 Euro |
Die beschriebenen Vereinfachungen wirken sich also deutlich zugunsten der Arbeitnehmer aus. Unternehmen, die Reisekosten erstatten, sollten unter Beachtung der arbeitsrechtlichen Situation prüfen, ob sie die Erhöhungen mittragen wollen bzw. müssen. Der Ansatz von Verpflegungsmehraufwendungen ist – wie bisher – auf die ersten drei Monate einer längerfristigen Auswärtstätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte begrenzt. Neu ist, dass die Frist nach einer mindestens vierwöchigen Unterbrechung stets neu beginnt, unabhängig vom Grund der Unterbrechung (z. B. Krankheit, Urlaub).
3. Weitere Änderungen
Eine grundlegend neue Regelung hat auch die Bewertung von Arbeitgebermahlzeiten bei beruflicher Auswärtstätigkeit (Kürzung Verpflegungspauschale und Möglichkeit der Pauschalversteuerung) erfahren. Zusätzlich sind weitere vielfältige Änderungen in Kraft getreten, z. B. im Bereich Unterkunftskosten und der doppelten Haushaltsführung.
Foto: Panthermedia/10023476
