Zuwendungen an Mitarbeiter optimal gestalten

Lohn- und Gehaltsbestandteile, die gänzlich lohn- und sozialversicherungsfrei oder weniger stark belastet sind, werden durch den höheren Nettoeffekt beim Mitarbeiter besonders attraktiv. Es hat sich gezeigt, dass durch die Gewährung solcher Leistungen sowohl die Motivation als auch die Bindung der Mitarbeiter an das Unternehmen gestärkt werden und somit die Ergebnisse des Unternehmens nachhaltig verbessert werden können. Die Sozialversicherung folgt, bis auf wenige Ausnahmen, dem Lohnsteuerrecht, sodass steuerfreie oder pauschal versteuerte Leistungen nicht dem Beitragsabzug in der Sozialversicherung unterliegen. Insofern kann in vielen Fällen „mehr Netto vom Brutto“ im Gegensatz zu einer gewöhnlichen Barlohn- oder Gehaltserhöhung erreicht werden. Jedoch sieht der Gesetzgeber strenge und mitunter komplizierte Voraussetzungen für die Gewährung solcher Arbeitgeberleistungen vor.

Grundsatz zu steuerfreien und pauschal besteuerten Arbeitgeberleistungen

Ausnahmen von der generellen Lohnsteuerpflicht ergeben sich aufgrund der gesetzlichen Regelungen in
§ 3 EStG und den zusätzlichen Erläuterungen in den Lohnsteuerrichtlinien. Die Finanzverwaltung macht allerdings die Steuerfreiheit davon abhängig, dass sowohl die jeweiligen Voraussetzungen nachgewiesen und darüber hinaus aussagekräftige und nachprüfbare Belege und Aufzeichnungen geführt werden. Für eine bestimmte Auswahl von Arbeitgeberleistungen besteht abweichend von der allgemeinen Lohnbesteuerung die Möglichkeit, den Lohnsteuerabzug pauschal vorzunehmen. Die steuerrechtlich zulässige Pauschalbesteuerung tritt somit an die Stelle der individuellen Besteuerung beim Mitarbeiter. Hinzu kommt, dass pauschal besteuerte Arbeitgeberleistungen im Wesentlichen nicht der Sozialversicherungspflicht unterliegen.

Aufwandsentschädigungen

Tätigkeiten als Übungsleiter oder Ausbilder und andere Tätigkeiten im öffentlichen oder gemeinnützigen Bereich, die nebenberuflich ausgeübt werden, werden durch den sogenannten Übungsleiter- und den Ehrenamtsfreibetrag steuerlich besonders gefördert. Zu den begünstigten nebenberuflichen Tätigkeiten zählen beispielsweise Sporttrainer, Übungsleiter und ehrenamtliche Betreuer sowie Lehr- und Vortragstätigkeit (z. B. an Volkshochschulen oder in der Mütterberatung). Bei den Freibeträgen von 2 400 Euro bzw. 720 Euro handelt es sich um Jahresbeträge, die nicht aufzuteilen sind, wenn die begünstigte Tätigkeit nur wenige Monate ausgeübt wird. Außerdem gehören diese Freibeträge nicht zum sozialversicherungspflichtigen Arbeitsentgelt und können somit zusätzlich zu einer geringfügig entlohnten Beschäftigung gezahlt werden.

Beihilfen

Die Beihilfen aus öffentlichen Mitteln unterscheiden sich durch die jeweiligen Vorschriften des Bundes und der Länder und können ohne betragsmäßige Begrenzung steuerfrei bleiben. Beihilfen von privaten Arbeitgebern können in Gestalt von Notstandsbeihilfen bzw. Erholungsbeihilfen unter bestimmten Voraussetzungen bis zu 600 Euro pro Jahr steuer- und sozialversicherungsfrei gewährt werden. Diese Leistungen sind nur dann steuerfrei, wenn sie dem Anlass nach – z. B. bei Krankheits- oder Unglücksfällen – gewährt werden. Die eingetretene oder drohende Arbeitslosigkeit stellt kein entsprechendes Ereignis dar. Erholungsbeihilfen können mit 25 % pauschal besteuert werden, wenn die Beihilfen bestimmte Höchstgrenzen pro Jahr nicht übersteigen. Der gezahlte Beihilfebetrag muss nachweislich vom Arbeitnehmer zu Erholungszwecken verwendet werden. Außerdem können Leistungen des Arbeitgebers zur Gesundheitsförderung bis zu einem Freibetrag von 500 Euro pro Jahr steuerfrei gewährt werden.

Überlassung betrieblicher Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräte

Die Nutzung von betrieblichen Computern, Smart-phones oder Tablets so wie Zubehör (Drucker, Scanner oder Transportbehältnisse) durch den Mitarbeiter ist steuerfrei gestellt. Voraussetzung ist jedoch, dass die Geräte im Eigentum des Arbeitgebers verbleiben. Außerdem werden die geldwerten Vorteile aus der Nutzung von Anwendungs- und Systemprogrammen steuerfrei gestellt. Bei beruflich veranlassten Aufwendungen für private Telekommunikationsgeräte (z. B. privates Festnetztelefon oder Handy) kann der Arbeitgeber steuerfreien Aufwandsersatz leisten. Die entsprechenden Aufwendungen sind vom Mitarbeiter anhand von monatlichen Rechnungen nachzuweisen. Ohne Einzelnachweis können bis zu 20 % der Aufwendungen, maximal jedoch 20 Euro steuerfrei ersetzt werden.

Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit

Wenn Mitarbeiter derartige Tätigkeiten verrichten müssen, besteht für die Arbeitgeber die Möglichkeit, hierfür steuer- und sozialversicherungsfreie Zuschläge zwischen 25 % und 150 % vom regulären Arbeitslohn zu gewähren. Durch die Steuerfreiheit soll die Bereitschaft der Arbeitnehmer erhöht werden, zu solchen ungünstigen Arbeitszeiten tätig zu werden. Voraussetzung für die Gewährung dieser Leistungen ist, dass der Mitarbeiter zu den begünstigten Zeiten auch tatsächlich arbeitet, d. h. dass während des Erholungsurlaubes oder bei Krankheit die Zuschläge nicht steuerfrei gezahlt werden können. Die Zuschläge müssen neben dem Grundlohn gezahlt werden. Es bestehen jedoch umfangreiche Aufzeichnungs- und Einzelnachweispflichten, die fortlaufend zu führen sind. Lediglich Aufzeichnungen für einen repräsentativen Zeitraum reichen nicht aus.

Betriebliche Altersversorgung

Eine betriebliche Altersversorgung ist immer dann gegeben, wenn der Arbeitgeber aus Anlass des Arbeitsverhältnisses dem Mitarbeiter Leistungen der Alters-, Invaliditäts- oder Hinterbliebenenversorgung zusagt. Es kommen fünf Durchführungswege in Betracht, bei denen jeweils das Prinzip der nachgelagerten Besteuerung umgesetzt worden ist, d. h., dass in der Ansparphase die Altersvorsorgebeiträge steuerlich entlastet bzw. ganz steuerfrei gestellt werden und spätere Rentenzahlungen voll steuerpflichtig sind. Bereits seit einigen Jahren haben Mitarbeiter einen gesetzlichen Anspruch auf eine betriebliche Altersversorgung durch Entgeltumwandlung, also den Verzicht auf Teile – z. B. des Weihnachts- oder Urlaubsgeldes – zum Erwerb einer Anwartschaft auf betriebliche Altersversorgung.

Fazit

Steueroptimale Zusatzleistungen für Mitarbeiter stellen wegen ihrer jeweiligen Anforderungen und ihrer zum Teil umfangreichen Aufzeichnungs- und Nachweispflichten viele Arbeitgeber vor große Herausforderungen bei der Umsetzung. Diesem Nachteil stehen aber sowohl die Mitarbeitermotivation als auch die Bindung der qualifizierten Mitarbeiter an das Unternehmen gegenüber. Aus der kurzen, nicht vollständigen Zusammenstellung ist bereits ersichtlich, dass in den meisten Fällen die Vorteile überwiegen. Eine fundierte Beratung und Darstellung der Handlungsalternativen ist daher dringend zu empfehlen.