Tschüss Papierablage!

Die Papierablage ist für viele mittelständische Betriebe immer noch ein notwendiges Übel. Jede Rechnung und jeden Brief über Jahre aufzubewahren, verursacht viel Arbeit und hohe Kosten: Auf 3,2 Mrd. Euro pro Jahr schätzt das Statistische Bundesamt bundesweit die Aufwendungen für das Aufbewahren von Papierrechnungen. Doch inzwischen zeichnen sich Alternativen ab: Wer bei den Prozessen rund um das Scannen der alltäglichen Rechnungsbelege definierte Regeln einhält, kann das Papier danach wegwerfen und somit die Verwaltung seines Betriebs deutlich vereinfachen.

Eine Studie des Instituts für Wirtschaftsrecht der Universität Kassel hat ergeben, dass digitale Kopien von Papierbelegen grundsätzlich ausreichen, um vor Gericht zu bestehen. Ulrich Schwenkert, vorsitzender Richter am Finanzgericht Berlin-Brandenburg und an der Studie beteiligt, wies in diesem Zusammenhang darauf hin, dass schließlich heute schon in Ämtern und Gerichten viel mit Belegkopien gearbeitet werde. Und ein Scan sei nichts anderes als eine elektronische Kopie. Vor dem Hintergrund dieser Studie kann also die Papierablage hoffentlich bald ganz eingestellt werden. Insbesondere für den Mittelstand dürfte das Ersetzende Scannen von Belegen künftig eine enorme Entlastung bei der Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bedeuten.

Erleichterung im Büroalltag

Die Digitalisierung bietet aber noch mehr Vorteile als nur die Entlastung bei der Archivierung und Suche von Belegen. Unter anderem lässt sich dadurch die unternehmerische Steuerung des eigenen Betriebes erheblich erleichtern – auch in der Zusammenarbeit mit dem Steuerberater. Dieser kann mit Hilfe digitaler Plattformen viel schneller und einfacher als bisher auf die Daten des Unternehmens zugreifen und anstehende Aufgaben erledigen.

Unternehmer erhalten durch diese zeitnahe Buchführung eine bessere Übersicht über ihre Unternehmenskennzahlen und die damit verbundenen kaufmännischen Prozesse. Weil sich dadurch das generelle Insolvenzrisiko senken lässt, ist das auch für die Hausbank eine gute Nachricht. Betriebsintern bedeutet eine virtuelle Büroorganisation unter Einsatz von digitalen Belegen und entsprechenden Softwarelösungen zudem eine deutliche Arbeitserleichterung – und höhere Flexibilität, etwa weil auch von unterwegs auf manche Daten zugegriffen werden kann.

Rechtssicherheit bei der Digitalisierung

Um bei der Digitalisierung der Papierbelege auf der sicheren Seite zu sein, gilt es ein paar Regeln zu beachten. Auch wenn die digitale Kopie dem Papierbeleg grundsätzlich in nichts nachsteht, ist die Vor- und Nachbereitung wichtig: So muss die Frage nach der Echtheit des Scans zweifelsfrei beantwortet werden können. Dementsprechend erhöht ein sicherer Scan- und Ablageprozess den Beweiswert. Die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) und der Deutsche Steuerberaterverband (DStV) haben dazu eine Muster-Verfahrensbeschreibung veröffentlicht. Sie bietet insbesondere kleinen und mittleren Unternehmen ein strukturiertes Verfahren an, das für sie umsetzbar und praktikabel ist.

In der Muster-Verfahrensdokumentation werden die einzelnen Verfahrensschritte der Bearbeitung der Papierbelege vom Posteingang über die Prüfung und Digitalisierung bis zur Archivierung beschrieben. Außerdem werden weitere Anforderungen formuliert, wie etwa die genaue Unterweisung der mit dem Scannen betrauten Mitarbeiter, die Festlegung der für das Scannen verwendeten Hard- und Software, die Zuständigkeiten für die einzelnen Verfahrensschritte und die Anforderungen für ein internes Kontrollsystem.

Unternehmer, die weiterhin im Wettbewerb bestehen oder den Betrieb für eine mögliche Nachfolge fit halten wollen, sollten sich diese neuen Möglichkeiten rund um das Ersetzende Scannen zusammen mit ihrem Steuerberater genauer anschauen. Denn wir sind zwar noch nicht beim papierlosen Büro angekommen, doch es ist ein gutes Stück näher gerückt.

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