Ab 2015 strengere Buchführungsregeln (GoBD)

Am 14.11.2014 veröffentlichte die Finanzverwaltung neue Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Die GoBD konkretisieren die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen der Finanzverwaltung bezüglich des Einsatzes von IT bei der Buchführung und bei sonstigen Aufzeichnungen.

Die aufgestellten Grundsätze gelten ab dem 01.01.2015 für alle Steuerpflichtigen, insbesondere auch für Steuerpflichtige, die nicht buchführungspflichtig sind. Da erste gesicherte Informationen zur Umsetzung der neuen Regelungen erst jetzt von der Finanzverwaltung konkretisiert wurden, haben wir Ihnen die Schwerpunkte und wesentlichen Änderungen nachfolgend kurz zusammengefasst.

Eine Missachtung der Aufzeichnungsverpflichtungen kann gravierende Folgen, bis hin zur Verwerfung der Buchführung wegen formell oder materiell unzureichend vorgelegter Unterlagen oder Daten, nach sich ziehen. Daher empfehlen wir Ihnen, sich mit den folgenden Informationen ausführlich auseinander zu setzen. Selbstverständlich stehen wir Ihnen dabei gern beratend zur Seite.

Schwerpunkte der Neuregelung:

1. Zeitgerechte Erfassung und Ordnung von geschäftsrelevanten Daten

• Für eine zeitnahe Erfassung von Belegen wurde eine Frist von zehn Tagen eingeführt.
• Kontokorrentbeziehungen müssen künftig innerhalb von acht Tagen erfasst werden.
• Die „Erfassung“ kann durch eine geordnete Belegablage erfüllt werden.

2. Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen

• Grundsätzlich gelten Aufzeichnungen mit Belegcharakter oder in Grundbüchern mit dem Zeitpunkt der Erfassung als unveränderbar.
• Bestimmte Dateiformate (z. B. Word, PDF) und Aufbewahrungsformen (z. B. USB-Stick, Ordnerablage auf dem PC) erfüllen ohne weitere Maßnahmen nicht die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen der Finanzverwaltung.
• 3. Aufbewahrungspflicht von elektronischen Belegen, Daten aus Vorsystemen und Stammdaten
• Im Unternehmen entstandene oder dort in digitaler Form eingegangene aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze und elektronische Dokumente sind unverändert (d. h. in Originalform) aufzubewahren und dürfen nicht vor Ablauf der Aufbewahrungspflicht (i. d. R. 10 Jahre) gelöscht werden.
• Dies gilt auch für alle Einzelaufzeichnungen und Stammdaten mit steuerlicher Relevanz aus Vor- und Nebensystemen der Finanzbuchführung.

Ausführliche Informationen zu den GoBD erhalten Sie von Ihrem steuerlichen Berater.