Stets liquide sein

Zahlt mein Kunde pünktlich? Ist die Rechnung überwiesen? Wie sind die aktuellen Kontostände? Mit diesen Fragen müssen sich Unternehmer nahezu täglich beschäftigen. Darüber hinaus erwarten die Kunden stets höchste Qualität, pünktliche Lieferung und natürlich beste Konditionen. Thorsten Wolff und Daniel Knipping erklären, worauf es bei der effizienten Abwicklung von Zahlungen ankommt.

Herr Wolff, die Volksbank Paderborn-Höxter-Detmold hat ein eigenes Kompetenzzentrum Zahlungssysteme. Warum?
Thorsten Wolff: Volle Auftragsbücher, ein großer Kundenstamm und beste Leistungen allein garantieren noch keinen wirtschaftlichen Erfolg. Auch Zahlungsströme müssen fließen – am besten natürlich rundum störungsfrei. Denn wer keinen Überblick über Zahlungseingänge und Außenstände hat, gerät leicht in Liquiditätsengpässe. Unser Kompetenzzentrum Zahlungssysteme unterstützt den Mittelstand mit umfangreichem Fachwissen und langjähriger Erfahrung dabei, seinen Zahlungsverkehr effizient und reibungslos zu organisieren.

Wie unterstützen Sie die regionalen Unternehmen konkret?
Thorsten Wolff: In unserer Bank haben wir einen zweistufigen Zahlungsverkehrs-Check etabliert. Im ersten Schritt findet ein Gespräch statt, bei dem unsere Berater prüfen, ob Prozesse, Technik, Organisation und Sicherheit sowie die Nahtstelle zur Finanzbuchhaltung gut aufeinander abgestimmt sind. In diesem Bereich lassen sich häufig deutliche Verbesserungen erzielen. Nach intensiver Analyse des Ist-Zustandes durch unsere Berater vom Kompetenzzentrum Zahlungssysteme zeigen wir dann in einem detaillierten Ergebnisbericht die Stärken und Schwächen aus der Perspektive eines externen Dienstleisters auf. Dabei geben wir dem Unternehmer Anregungen und Impulse, wie er die Abwicklung des Zahlungsverkehrs verbessern kann. Bei Unternehmen, die sich auf den internationalen Märkten engagieren, erarbeiten wir diese Lösungen gemeinsam mit den Kollegen aus unserem Kompetenzzentrum „Internationales Geschäft“.

Welche Tipps geben Sie Unternehmen beispielsweise?
Daniel Knipping: In vielen Unternehmen verursacht z. B. die Abrechnung von Dienstreisen einen nicht unerheblichen Aufwand. Die Mitarbeiter zahlen häufig die anfallenden Kosten erst aus eigener Tasche, müssen die Belege sammeln und dann bei der Buchhaltung einreichen. Die Abrechnung muss später kontrolliert und genehmigt werden. Anschließend werden die Kosten über eine separate Buchung erstattet.
Mitarbeiter, die im Außendienst tätig oder häufig auf Dienstreisen sind, erhalten eine Kreditkarte, mit der sie die notwendigen Ausgaben unterwegs bestreiten können. So kann der Verwaltungsaufwand im Unternehmen deutlich reduziert werden. Hinzu kommt eine höhere Kostentransparenz, da die Daten leichter in das unternehmensinterne Controlling eingebunden werden können. Darüber hinaus bietet die Firmenkreditkarte Schutz bei Missbrauch sowie eine Reisekranken- und Reiseunfallversicherung für die Mitarbeiter.

Sie betrachten in Ihrem Zahlungsverkehrs-Check auch die Sicherheit von Zahlungssystemen – was bedeutet das genau?
Daniel Knipping: Als Erstes schauen wir uns natürlich die Schnittstelle zur Bank an. Welches Zahlungsverkehrsprogramm und welches Sicherungsverfahren werden eingesetzt? Sind die Lösungen auf dem aktuellen Stand oder gibt es schon bessere Verfahren? Dies ist aber nur ein kleiner Teil unserer Analyse. Da die Zahlungen auch elektronisch in der Buchhaltung verarbeitet werden, betrachten wir im Zahlungsverkehrs-Check die Sicherheit des gesamten IT-Systems. Dabei analysieren wir die Organisation der Datensicherung, die Aktualität der Betriebssysteme und Anwendungen sowie die Benutzer- und Rechteverwaltung im Unternehmen. Außerdem prüfen wir, ob Notfallkonzepte bestehen und rechtliche Rahmenbedingungen eingehalten werden.

Können Sie mit dieser Analyse den IT-Spezialisten im Unternehmen ersetzen?
Daniel Knipping: Nein. Wir betrachten die IT-Sicherheit vor dem Hintergrund der Zahlungsverkehrsprozesse im Unternehmen. Detailanalysen in den Systemen können und wollen wir nicht leisten. Wir sind jedoch der Meinung, dass IT-Sicherheit nie isoliert betrachtet werden sollte. Es reicht nicht aus, sich die einzelne Software und die Schnittstellen anzusehen. Entscheidend ist, dass die Buchungs- und Zahlungssysteme sinnvoll aufeinander abgestimmt und stets verfügbar sind. Denn ein längerer Ausfall kann schnell zu ernsthaften Liquiditätsproblemen führen. Wir zeigen dem Unternehmer auf, worauf er achten muss, und geben in bestimmten Fällen auch die Empfehlung, sich weiteren Rat bei einem IT-Spezialisten zu holen.

Und was ist, wenn die Zahlungsverkehrsprogramme trotz aller Vorkehrungen einmal nicht so reibungslos funktionieren wie geplant?
Daniel Knipping: Die Unternehmen erreichen den Service und Support unseres Kompetenzzentrums Zahlungssysteme über eine zentrale Telefonnummer oder per E-Mail. Da die Mitarbeiter die Unternehmen und deren Zahlungssysteme meist persönlich kennen, können sie viele Fragen direkt telefonisch beantworten. Außerdem helfen die Berater Zahlungssysteme auch mit einer bequemen Fernwartung. Wenn es erforderlich oder gewünscht ist, fahren unsere Mitarbeiter zum Kunden und lösen die Probleme direkt vor Ort.

Herr Wolff, wie wichtig sind Ihrer Meinung nach effiziente Zahlungssysteme für die heimischen Unternehmen?
Thorsten Wolff: Stabile Zahlungssysteme sind eine notwendige Voraussetzung für jedes Unternehmen, um überhaupt Geschäfte abzuwickeln und die Zahlungsfähigkeit zu sichern. Darüber hinaus bieten Zahlungssysteme viel Potenzial, um die Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. Mit unserem Zahlungsverkehrs-Check haben wir einen Beratungsansatz entwickelt, diese Potenziale systematisch zu erkennen und unseren Kunden darzulegen. Denn schlankere Prozesse, niedrigere Kosten und geringere Risiken helfen jedem Mittelständler – egal ob klein oder groß –, am Markt zu bestehen.

Foto: panthermedia/Luk Gojda