Angemessene Sanktionslistenprüfung im Betrieb vornehmen

Noch immer hält sich dabei vermehrt die Annahme, dass eine Prüfung der Sanktionslisten ausschließlich für exportierende Unternehmen verpflichtend ist. Dabei trifft die Pflicht zur Sanktionslistenprüfung jedes Unternehmen im Rahmen seiner Compliance. Hierzu haben die EU und andere Staatenverbunde spezielle Sanktionslisten erlassen. Diese beziehen sich auch auf die derzeitigen Russland-Sanktionen. Je nach Ausrichtung des Unternehmens kann es notwendig sein, weitere Sanktionslisten in die Prüfung einzubinden. Besondere Sorgfalt ist bei Verbindungen zu den USA geboten, da diese ihre Sanktionslisten zum Teil als weltweit gültig verstehen.

Unternehmen ist es untersagt, Personen oder Organisationen, die auf diesen Listen verzeichnet sind, finanzielle oder andere wirtschaftliche Ressourcen, egal welcher Form, zur Verfügung zu stellen. Um dies zu gewährleisten, ist jedes Unternehmen, unabhängig von Branche und Größe, zur regelmäßigen Durchführung von Sanktionslistenprüfungen verpflichtet. Hierbei geht es darum, jederzeit sicherzustellen, dass die bestehenden und auch zukünftigen Geschäftspartner auf keiner der geltenden Sanktionslisten vermerkt sind. Dies bezieht sich neben Kunden und Lieferanten ebenfalls auf die Mitarbeiter.

Gesetzliche Regelungen zur genauen Umsetzung der Sanktionslistenprüfung bestehen nicht. Dem Unternehmen ist es selbst überlassen, in welcher Form die Prüfung erfolgt. Entscheidend ist schlussendlich, dass eine angemessene Prüfung nachweisbar erfolgt ist. Eine Unterlassung kann empfindliche Strafen in Form von Geldbußen oder Freiheitsstrafen nach sich ziehen.

Die kontinuierlichen Aktualisierungen und Änderungen der Sanktionslisten führen dazu, dass der Abgleich der eigenen Geschäftspartner mit den Sanktionslisten vor Vertragsschluss und danach in einem regelmäßigen Rhythmus durchzuführen ist. Neben dieser regelmäßigen Prüfung muss eine anlassbezogene Prüfung erfolgen, beispielsweise im Rahmen von Einstellungsverfahren sowie der Auswahl neuer Lieferanten oder Dienstleister.

Der Umfang und die stetigen Anpassungen der Sanktionslisten machen einen händischen Abgleich nahezu unmöglich. Eine softwarebasierte Lösung zur Sanktionslistenprüfung unterstützt Unternehmen dabei, die rechtlichen Anforderungen ressourcensparend zu erfüllen. Dabei sollte darauf geachtet werden, dass sowohl regelmäßige, automatische Abgleiche der bestehenden Geschäftspartner als auch zur individuellen Einzelprüfung möglich sind.