Hinweisgeberschutzgesetz praktisch umsetzen

Ziel ist es, Personen, die Hinweise auf (potenzielle) Gesetzesverstöße geben, vor Sanktionen zu schützen und gleichfalls Meldekanäle für entsprechende Hinweise im Unternehmen gesetzeskonform zu etablieren. Im Hinblick auf die möglichen neuen Bußgelder lohnt es sich, dem Gesetz zu entsprechen.

Im Fokus des Gesetzes steht aus unternehmerischer Sicht die Pflicht zur Einrichtung einer internen Meldestelle, die Hinweise vertraulich entgegennimmt. Diese Pflicht trifft Organisationen mit mindestens 50 Beschäftigten, unabhängig davon, ob es sich um Organisationen des öffentlichen oder privaten Rechts handelt. Unternehmensgruppen haben die Möglichkeit, eine konzernweite zentrale Meldestelle einzurichten. Dabei ist zu beachten, dass die Verantwortung zur Verfolgung von Hinweisen bei dem betroffenen Unternehmen verbleibt.

Die genaue Etablierung der Meldestelle überlässt der Gesetzgeber den Unternehmen. Vorgeschrieben werden jedoch gewisse Rahmenparameter. So muss die Abgabe von Hinweisen mündlich oder schriftlich sowie persönlich möglich sein und der Umgang mit den erhaltenen Informationen vertraulich erfolgen. Auch in anonymer Form soll die Möglichkeit zur Abgabe von Hinweisen gewährleistet werden. Ferner bestehen für das Unternehmen gewisse Informationspflichten. So muss die hinweisgebende Person innerhalb festgelegter Fristen eine Bestätigung des Eingangs ihres Hinweises sowie eine Rückmeldung über den Status der Bearbeitung erhalten.

Ein digitales Hinweisgebersystem bietet die Möglichkeit, die gesetzlichen Anforderungen in einer effizienten und praktikablen Lösung umzusetzen. Durch eine genaue Bestimmung, der auf das Hinweisgebersystem zugriffsberechtigten Personen, kann die Vertraulichkeit hinsichtlich der erhaltenen Informationen und der hinweisgebenden Person bestmöglich gewahrt werden. Das digitale Hinweisgebersystem dient hierbei als Schnittstelle zwischen der hinweisgebenden Person und dem Hinweisempfänger. Damit wird eine direkte und dokumentierte Kommunikation ermöglicht, sodass die vorgeschriebenen Informationspflichten fristgerecht erfüllt und weitere notwendige Informationen zur Klärung eingeholt werden können. Um die Kommunikation auch bei anonym abgegebenen Hinweisen zu gewährleisten, ist es notwendig, dass das Hinweisgebersystem derart gestaltet ist, dass ein Zugriff auch ohne die Angabe persönlicher Daten erfolgen kann.