E-Rechnung

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Im Rahmen der ViDA-Initiative der Europäischen Kommission ist zusätzlich die Einführung eines elektronischen Meldesystems (Umsatzsteuer) geplant, das aus den Daten der E-Rechnung gespeist wird. Als vorbereitende Maßnahme wurde zunächst die E-Rechnung eingeführt.

Diese Regelung gilt (bei Kleinunternehmern ab 2028) ebenfalls für

• die Rechnungsstellung in Form von Gutschriften
• Umsätze, die der Regelung zur Umkehr der Steuerschuld unterliegen
• Vermieter.

Definition einer E-Rechnung

Ohne zu sehr auf die technischen Vorgaben einzugehen, ist die E-Rechnung zukünftig eine Rechnung, die in einem vorgegebenen strukturierten elektronischen Daten-Format im Sinne der europäischen Normenreihe EN 16931 ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht – eine Rechnung im PDF-Format sowie andere, nicht nach der genannten Norm strukturierten Formate wie beispielsweise „.tif“, „.jpeg“, „.docx“ eignen sich zwar für eine digitale, bildhafte Darstellung der Rechnung, erfüllen aber nicht die Anforderungen an die automatisierte Weiterverarbeitung. Es lassen sich hier zwei Formate ableiten: die XRechnung und die ZUGFeRD 2.0.

Bei der XRechnung handelt es sich um einen XML-basierten Datensatz. Dieser kann durch Einsatz von Visualisierungsprogrammen für den Menschen lesbar dargestellt werden.

Neben der XRechnung steht auch die ZUGFeRD 2.0 zur Verfügung. Der Unterschied ist, dass der Datensatz gleich visualisiert wird. Man kann sich dieses Format als eine PDF-Datei mit einem XML-Anhang vorstellen. Dieses Format soll hauptsächlich im B2B-Bereich zum Einsatz kommen.

Inhaltsangaben der Rechnung

Die Anforderungen an die Inhalte einer Rechnung bleiben – unabhängig vom Format – zum 01.01.2025 unverändert. Die Vorgaben des § 14 UStG finden weiterhin Anwendung. Diese werden um weitere Vorgaben in der Norm EN 16931 ergänzt.

Stufenweise Einführung

Ab 01.01.2025:

• Die E-Rechnung kann freiwillig erstellt und verschickt werden.
• Alle Unternehmen müssen den Empfang, die Verarbeitung und die revisionssichere Archivierung der E-Rechnung sicherstellen.

Ab 01.01.2027:

• Unternehmen, deren Vorjahresumsatz (2026) die Grenze von 800.000 Euro überschreitet, haben zumindest noch die Möglichkeit, Rechnungen auszustellen, die mittels elektronischem Datenaustausch (EDI-Verfahren) übermittelt werden. Dies gilt für Umsätze, die in den Jahren 2026 bzw. 2027 ausgeführt wurden, auch dann, wenn keine Extraktion der erforderlichen Informationen in ein Format erfolgt, das der europäischen Norm (CEN-Norm EN 16931) entspricht oder mit dieser kompatibel ist.

Ab 01.01.2028:

• Alle Unternehmen müssen im Inland im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden.

Mögliche elektronische Übermittlungswege

Diese Liste ist nicht abschließend und spiegelt die aktuellen Vorgaben wider:

• E-Mail
• Download über Portal
• Bereitstellung durch elektronische Schnittstellen
• gemeinsamer Zugriff auf einen zentralen Speicherort innerhalb eines Konzernverbundes.

Jedes Unternehmen kann sich für einen oder mehrere Übermittlungswege entscheiden.

Aufbewahrung von E-Rechnungen

Die Vorgaben der GoBD (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) sind davon unberührt. Wichtig: Die E-Rechnung ist im ursprünglichen, strukturierten elektronischen Daten-Format aufzubewahren, auch die Anforderungen an die Unveränderbarkeit müssen beim Speichern erfüllt sein. Um dies sicherzustellen, sollte sich jedes Unternehmen ein revisionssicheres Archivierungssystem zulegen.

Vor- und Nachteile

Die E-Rechnung ist der nächste Schritt der Digitalisierung. Sie ermöglicht es dem Unternehmen, den Rechnungsprozess komplett digital zu durchlaufen und so Medienbrüche zu vermeiden.

Auch hat man hierdurch die Chance, gewisse Prozesse zu automatisieren. Dies kann durch geschickten Einsatz von Schnittstellen, Regeln und Weiterleitungen erfolgen.

Was man aber bedenken muss, ist die Tatsache, dass diese Rechnungen stets elektronische Informationen mit sich führen. Daher muss die Frage gestellt werden, ob es technisch möglich ist, hierüber einen Virus in das Empfängersystem einzuschleusen. Als Unternehmen sollte man sich deshalb parallel mit dem Thema Cybersecurity beschäftigen.

Auch ermöglicht die E-Rechnung dem Unternehmen, die Prozesse zu automatisieren. Je automatisierter ein Prozess ist, umso weniger wird dieser kontrolliert. Aus dem Grund sollte eine stichprobenartige Überprüfung stattfinden, um Fehler frühzeitig zu erkennen und zu beheben.

Zusammenfassung

Die Einführung der E-Rechnung erfolgt schrittweise und beginnt mit der Empfangsverpflichtung. Um den zukünftigen Anforderungen gerecht zu werden, sollte jedes Unternehmen einen oder mehrere Übermittlungswege sowie ein revisionssicheres Archivierungssystem auswählen und implementieren. Hierfür stehen bereits zahlreiche Anbieter zur Verfügung. Zudem sollte mit der E-Rechnung das Thema Cybersecurity noch stärker in den Fokus rücken. Ein Austausch mit Ihrem EDV-Support wird dringend empfohlen.