Effizientes Beschaffungsmanagement

Der Wettbewerbsdruck steigt. Die Suche nach Kostensenkungspotenzialen hat daher für jede Firma, sei es ein Großunternehmen aus der Industrie oder auch nur eine Anwaltskanzlei, an Bedeutung gewonnen. Dabei gehören alle Bereiche auf den Prüfstand, auch die der Sekundärprozesse. Schon bei der Beschaffung können jede Menge Fehler gemacht werden, wie das Beispiel aus der Praxis beim Einkauf von Reinigungsdienstleistungen zeigt.

Wo sollte ein Unternehmen ansetzen, um Kosteneinsparpotenziale aufzudecken? Neben einer gründlichen Ist-Analyse ist eine professionelle Ausschreibung auf Grundlage exakter Leistungsverzeichnisse erforderlich. Die sich anschließenden Vergabeverhandlungen mit den infrage kommenden Anbietern können dann die Preise zusätzlich noch einmal reduzieren und den Leistungskatalog optimieren.

Am Anfang des Beschaffungsprozesses steht die Erstellung eines Leistungsverzeichnisses, in dem insbesondere festgelegt werden soll, was in welchem Turnus mit welcher Qualität gereinigt werden soll. Dieses Leistungsverzeichnis ist Grundlage des geplanten Ausschreibungsverfahrens. Häufig ergeben sich an dieser Stelle bereits erste Hinweise auf Einsparpotenziale, zum Beispiel durch bisher zu kurze Reinigungsintervalle oder veränderte Reinigungsflächen. Ein möglichst exaktes Leistungsverzeichnis stellt ebenfalls sicher, dass die anbietenden Reinigungsunternehmen eine Kalkulationsbasis haben und auch wirklich vergleichbare Dienstleistungen offerieren, so dass die Angebotspreise unmittelbar vergleichbar sind. Es reicht also nicht, die Leistung auf Basis eines Angebotes zu vergeben, bei dem sich der Dienstleister ausschließlich die Reinigungsfläche angesehen hat.

Um den leistungsfähigsten Anbieter zu finden, sollten mindestens drei bis fünf Reinigungsfirmen ein Angebot abgeben. Wie misst man die Leistungsfähigkeit der infrage kommenden Unternehmen?

Ist ein Unternehmen nicht in der Praxis bekannt, ist es im ersten Schritt notwendig, das Unternehmen aufzufordern, sich beim Auftraggeber vorzustellen, eine sogenannte Präqualifikation abzugeben. Hierüber werden wichtige Informationen ausgetauscht, insbesondere über die Größe des Dienstleisters (Umsätze, Ergebnisse, Mitarbeiteranzahl), aber auch über das Schulungskonzept der Mitarbeiter, über die Organisationsstruktur und über bereits vorhandene Referenzen.

Nachdem die Angebote der Dienstleister eingegangen sind und man sicher ist, dass auf Basis der Präqualifikation das Unternehmen grundsätzlich auch in der Lage ist, die geforderte Leistung zu erbringen, kann ein erstes Ranking durchgeführt werden. An dieser Stelle machen viele Unternehmen den Fehler und entscheiden aus Unkenntnis, zum Teil auch aus Zeitgründen, jetzt schon auf Basis dieser Informationen. Die Entscheidung zugunsten eines Anbieters darf allerdings nicht allein vom Gesamtpreis abhängig gemacht werden.

Da es leider auch hier sogenannte schwarze Schafe gibt, ist zu empfehlen, sich vom Anbieter seine Kalkulationsgrundlage zeigen zu lassen und diese zu analysieren. Insbesondere der Fachmann, aber mit etwas Menschenverstand auch der Laie, erfährt dabei, ob der Reiniger mit seinem Angebot überhaupt in der Lage ist, das abgeforderte Leistungsversprechen zu erfüllen. Kann zum Beispiel eine Reinigungskraft die vorhandene Toilette in der angegebenen Zeit überhaupt vollständig reinigen? Stimmen die Zahlen nicht, sind hier schon Probleme vorinstalliert, oder man wird später gezwungen, seine höheren Kosten durch Nachträge zu akzeptieren. Ganz nebenbei erfährt man auch, ob die tariflichen Mindestlöhne gezahlt werden. Dieses nachzuweisen, ist nicht nur Aufgabe des Dienstleisters, sondern auch des Auftraggebers.

Im nächsten Schritt sollten die potenziellen Reinigungsunternehmen zu Vergabeverhandlungen eingeladen werden. Hier besteht noch einmal die Möglichkeit, zusammen mit dem Anbieter Plausibilitätsprüfungen der einzelnen Leistungspositionen durchzuführen. Außerdem erhalten die Unternehmen die Gelegenheit, ihre Angebote noch einmal zu modifizieren.

Erst jetzt ist es sinnvoll, die Leistung an den vom Preis-Leistungs-Verhältnis besten Anbieter zu vergeben.

Nach dem Motto „Vertrauen ist gut – Kontrolle ist besser“ sollten nach Aufnahme der Tätigkeiten in regelmäßigen Abständen Kontrollen durchgeführt werden. Es empfiehlt sich, diese Qualitätsmessungen auf Basis der bereits beschriebenen Leistungsverzeichnisse durchzuführen. Die dann erzielten Ergebnisse sind objektiv. Notwendige Maßnahmen können auf dieser Basis eingeleitet werden. Es ist übrigens durchaus üblich, auf dieser Basis mit dem Dienstleister sogenannte Bonus-Malus-Systeme zu vereinbaren.

Fazit

Nur durch diese zugegebenermaßen durchaus aufwendigen Schritte hat der Auftraggeber die Sicherheit, dass er nicht nur zu Beginn Freude an den von dem Dienstleister erbrachten Leistungen hat. Sollte ein Unternehmen hierfür nicht die Zeit oder auch nicht das Know-how haben, lohnt es sich mit Sicherheit, die Unterstützung eines Fachmanns aus der Facility-Management-Branche zu sichern.