Artikel erschienen am 25.04.2023
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Corona – Das Ende der Büroimmobilie?!

Die Krise als Ausgangspunkt für Überlegungen zum Büro der Zukunft

Von Dipl.-Ing. Stephan Lechelt, Braunschweig

Was sich vor einigen Jahren noch wie Utopie anhörte, ist zu Zeiten der Pandemie schon fast selbstverständlich geworden. Die Vorstellung, in angenehmer Atmosphäre irgendwo am Strand oder einem Café im Land nach Wahl der beruflichen Tätigkeit nachzugehen, erscheint nahezu paradiesisch. Dafür reichen schon ein bisschen technische Ausrüstung und Infrastruktur. Traditionelle Büroimmobilien werden dafür nicht mehr gebraucht. Sieht die Arbeit für die Bürobeschäftigen also zukünftig so aus?

Krisensituation

Mit Beginn der Corona-Pandemie im Frühjahr 2020 wurde zur Kontaktreduktion in sehr vielen Unternehmen in kürzester Zeit das mobile Arbeiten eingeführt. Es wurden auf die Schnelle Unmengen an Laptops angeschafft und VPN-Zugänge freigeschaltet, damit die Arbeitnehmer/innen von zu Hause aus arbeiten konnten. Umgangssprachlich wurde daraus umgehend das sogenannte „Homeoffice“. Diese Adhoc-Maßnahmen waren notwendig, um die Arbeitsfähigkeit der Unternehmen zu gewährleisten. Nach offiziellen Zahlen arbeiteten in der Spitze bis zu 25 % der Bürobeschäftigten nicht mehr an ihrem eigentlichen Arbeitsplatz. Bis heute sind umfangreiche Flächen in den Bürogebäuden ungenutzt, zum Teil seit über einem Jahr.

Der deutschen Wirtschaft hat dieser Innovationsturbo enorm geholfen, um den Auswirkungen der Pandemie zu trotzen. Es wurde schnell sichtbar, wie Arbeit auch anders gestaltet werden kann. Zeitliche und örtliche Flexibilität statt starrer Kernarbeitszeiten im angestammten Büro waren auf einmal möglich. So haben sich viele Arbeitnehmer/innen ihren Job immer gewünscht. Entsprechend groß war 2020 die Begeisterung über das Homeoffice. Auch auf Seiten der Unternehmen werden diese Entwicklungen mit großem Interesse verfolgt, denn Büros kosten Geld.

Einsparpotenziale

Für Büroflächen müssen die Unternehmen jeden Monat Miete und Betriebskosten zahlen. Die Höhe dieser Kosten ist in erheblichem Maße von der Lage und der Qualität der Büros abhängig. Liegt in Braunschweig aktuell die durchschnittliche Miete bei 8,50 Euro/m², werden in den Spitzenetagen der Frankfurter Bürotürme bis zu 50 Euro/m² fällig. Die Betriebskosten von 3 Euro/m² und mehr kommen noch dazu. Bei einem Flächenschlüssel von 23 m² je Arbeitsplatz in Braunschweig fallen somit Kosten von monatlich 265 Euro/AP an [(8,50 Euro/m² + 3 Euro/m²) x 23 m²]. Auf‘s Jahr gerechnet summieren sich diese Kosten auf rund 3 200 Euro. Mit ein paar Arbeitsplätzen weniger lassen sich schnell mehrere Zehntausend Euro im Jahr einsparen. Da kribbelt es einigen Controller/innen in den Fingern, den bestehenden Mietvertrag schleunigst zu kündigen, was wiederum den Vermieter/innen der Büroimmobilien den Schweiß auf die Stirn treibt.

Doch die Arbeitsplatzkosten dürfen nicht isoliert betrachtet werden, sondern sind im Kontext der Personalkosten und des Umsatzes bzw. der Produktivität zu sehen. Bei einem fiktiven Bruttogehalt von monatlich 3 500 Euro je Arbeitnehmer/in und Lohnnebenkosten von etwa 25 % machen die Kosten von 265 Euro für den Arbeitsplatz nur 6 % der Personalkosten aus. Und dies nur unter der Prämisse, dass das Homeoffice den Arbeitgeber/innen keine regelmäßigen Kosten verursacht. Bei deutlich höher dotierten Jobs fällt der Anteil noch niedriger aus. Bei einem Umsatz je Person von fiktiv 100 000 Euro im Jahr darf die Produktivität im Homeoffice maximal um 3 % sinken, um die eingesparten Arbeitsplatzkosten nicht zu übersteigen. Dies sind ungefähr 15 Minuten pro Arbeitstag. Wie schnell ist diese Zeit ggf. durch eine unzuverlässige Internetverbindung oder zusätzliche Abstimmungen mit Teammitgliedern verbraucht?!

Für Unternehmen ergibt sich bei reduzierter Nutzung der Büroarbeitsplätze nur dann eine Einsparung, wenn sich mehrere Personen einen Arbeitsplatz teilen. Der eigene Schreibtisch muss den Arbeitnehmer/innen also weggenommen werden! In diesem Zusammenhang sollten sich alle ehrlich fragen, ob sie den Schreibtisch mit jemandem teilen wollen. Sharing ist zwar en vogue, aber wer ist dazu wirklich bereit? Da kann es schnell zu erheblichen Irritationen kommen, die sich auf die Produktivität eher negativ auswirken und die eingesparte Miete im Nu kompensieren.

Bei der Abschätzung der Einsparpotenziale sollten daher alle Aspekte kritisch hinterfragt und berücksichtigt werden. Denn ein Unternehmen wird nicht dadurch erfolgreich, dass es keine Büroflächen mehr anmietet, sondern durch Wertschöpfung im Sinne der Kundschaft. Nicht, dass sich der kurzfristige Einspareffekt auf lange Sicht als Fehlinvestition entpuppt.

Kurze Sicht

Das Institut der deutschen Wirtschaft hat im 4. Quartal 2020 gut 1 200 Unternehmen nach ihren Plänen für die kommenden 12 Monate in Bezug auf ihren Büroflächenbestand befragt. Das Ergebnis ist für die Immobilienbranche zunächst einmal relativ beruhigend. Weniger als 100 Unternehmen (6,4 %) gaben an, ihre Büroflächen innerhalb dieses Zeitraumes reduzieren zu wollen. Dafür ist vermutlich bei der großen Mehrzahl der Befragten zunächst einmal eine abwartende Haltung verantwortlich. Darüber hinaus sind es überwiegend große Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeiter/innen, Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsfirmen sowie Kanzleien, die ihren Flächenverbrauch rückführen wollen. Die maximale Rate bei den einzelnen Gruppen liegt aber bei weniger als 10 %. Die monetären Effekte in ihrer absoluten Höhe spielen hierbei vermutlich eine wesentliche Rolle, da es bei diesen Branchen und Gruppen um Flächenumfänge in erheblichem Maße geht. Auf Seiten der Industrie dagegen planen nur etwa 3 % der befragten Unternehmen, ihre Büroflächen zu verkleinern. Dies ist insbesondere unter dem Aspekt nachzuvollziehen, dass die Industrie vielfach eigene Gebäude nutzt und Kosteneinsparungen nur über den Verkauf von Immobilien realisieren kann.

Ein weiteres Ergebnis der Studie weist dagegen auf einen überaus interessanten Aspekt hin und kann als Indiz für die zukünftige Entwicklung gedeutet werden: Fast 17 % der Befragten gaben an, bis Ende 2021 ihren Büroflächenbestand umgestalten zu wollen. Dabei geht es sowohl um die Schaffung von größeren Abständen zwischen den Arbeitsplätzen als auch um die Umwidmung von Groß- und Gruppenbüros in kleinere Büroeinheiten sowie die Schaffung von Kommunikationsbereichen. Die Büros der Zukunft könnten also etwas anders aussehen als die heutigen.

Nebenwirkungen des Homeoffice

Mit fortwährender Dauer der Pandemie treten zunehmend auch die Begleiterscheinungen des mobilen Arbeitens zu Tage. Nach den Begeisterungsstürmen zu Beginn über die gewonnene Flexibilität stellen immer mehr zu Hause Tätige fest, dass sie nicht über ein Homeoffice im rechtlichen Sinne verfügen. Der Küchentisch ist kein angemessenes Äquivalent zum Büroarbeitsplatz gemäß Arbeitsstättenverordnung im Unternehmen. Die zunehmenden Rückenschmerzen erinnern regelmäßig daran. Auch die Tendenzen zur Vereinsamung steigen an und können durch Telefonate, Videokonferenzen und virtuelle Mittagspausen nicht vollständig kompensiert werden. Die Menschen wollen einfach wieder Menschen treffen und somit zurück ins Büro. Aber nicht unbedingt fünf Tage am Stück, sondern in ihrem individuellen Maß. Das Arbeiten wird flexibler bleiben!

Die Negierung von gesetzlichen Schutzrechten zum Arbeits-, Gesundheits- und Datenschutz ist während der Pandemie sicherlich zu tolerieren, um die Krise bestmöglich zu überstehen. Bei einer Normalisierung der Verhältnisse werden aber die tatsächlichen Gegebenheiten genauer unter die Lupe genommen. Dann muss ein Homeoffice auch die rechtlichen Vorgaben für diese Form des Arbeitsplatzes einhalten. Dafür sind die Arbeitgeber/innen in der Verantwortung, was mit zusätzlichen Kosten verbunden ist. Und seien wir ehrlich: Kaum jemand hat zu Hause den Platz, um ein vollwertiges Homeoffice einzurichten. Das Arbeiten in den eigenen vier Wänden lässt darüber hinaus die Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben verschwimmen. Die TU Darmstadt hat in einer Studie zum Homeoffice herausgefunden, dass über die Hälfte der Befragten im Homeoffice einen höheren Arbeitsaufwand als im Büro hatte. Das heißt im Klartext: Es wird mehr gearbeitet! Eine Überlastung über einen längeren Zeitraum wird mit großer Wahrscheinlichkeit eher negative Auswirkungen haben. Das Homeoffice ist somit kein Allheilmittel, aber ein wichtiger Baustein für eine zunehmend komplexere und flexiblere Arbeitswelt.

Das Büro der Zukunft

Nach heutigem Stand gehen die Experten davon aus, dass sich das Büro der Zukunft weniger an den Funktionen der einzelnen Personen ausrichten muss als vielmehr an den jeweiligen Tätigkeiten. Der eigene Arbeitsplatz ist somit dort, wo die jeweilige Tätigkeit am besten erledigt werden kann. Dafür muss firmenindividuell ein Portfolio aus heterogenen Orten und Räumen zur Verfügung gestellt werden, welches die unterschiedlichen Anforderungen bedient. Das Homeoffice ist dabei ein Modul des Portfolios, wo z. B. Arbeiten mit hoher Konzentration verrichtet werden. Das Büro dagegen bietet als sozialer Ort die Basis für gemeinsame und kreative Arbeit. Alles folgt dabei der Logik: Das eigene Wohlfühlen in der Arbeitsumgebung steigert die Produktivität. Für die Konzeption von Büro­immobilien folgt daraus, dass sie zukünftig noch flexibler sein müssen, um den zunehmenden individualisierten Ansprüchen der Nutzer gerecht zu werden.

Der richtige Zeitpunkt

Die andauernde Pandemie ist die Phase der maximalen Unsicherheit. Daher tun alle Unternehmen zunächst einmal gut daran, ihren Fortbestand sicherzustellen. Die Krise rückt aber auch in den Fokus, dass Veränderungen notwendig sind, um bestehen zu können. Der Zeitpunkt ist darum ideal, um im gesamten Unternehmen darüber nachzudenken, wie die eigene Arbeit optimal organisiert werden kann. Die Erfahrungen der vergangenen 12 Monate können da sehr hilfreich sein, Strukturen zu verändern. Die Reduktion der Bürofläche sollte dabei ausdrücklich nicht der Ausgangs- bzw. Zielpunkt sein. Vielmehr muss jeder Betrieb die eigenen Arbeitsprozesse analysieren und daraus eine Arbeitsorganisation entwickeln, die den Unternehmenszweck erfüllt und die Belegschaft zufriedenstellt. Wenn dies mit maximal flexiblen Strukturen möglich ist, reicht unter Umständen ein kleines Büro mit einem angenehmen Besprechungsbereich, in dem sich alle hin und wieder treffen. Bei sehr kreativ arbeitenden Teams kann dagegen die traditionelle Bürolandschaft mit überwiegender Vollbelegung das Maß aller Dinge sein.

Aus einem anderen Aspekt ist der Zeitpunkt aber ebenfalls günstig: Die reduzierenden Unternehmen schaffen neue Freiräume auf dem Büromarkt. Plötzlich stehen mitunter Büroflächen an interessanten Standorten zur Verfügung, die bisher belegt waren. Damit haben die veränderungswilligen Unternehmen auf einmal die Möglichkeit, nicht nur in ihren bestehenden Bürostrukturen zu denken, sondern weitere Flächen in die Überlegungen mit einzubeziehen.

Fazit

Die Büroimmobilie ist nicht dem Untergang geweiht, wenn sie Veränderungen mitmachen kann. Wir werden auch zukünftig in Büros arbeiten, da Menschen soziale Wesen sind, die das Miteinander grundsätzlich brauchen. Aber die Art und Weise der Büroarbeit wird sich weiter wandeln, und damit auch die Strukturen der Büros. Wenn man aber dem Historiker Yuval Noah Harari Glauben schenken darf, wird die Künstliche Intelligenz einen erheblichen Teil unserer Bürobeschäftigung irgendwann übernehmen. Dies dürfte dann eine deutlich größere Herausforderung für das Büro darstellen als das Homeoffice.

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