Artikel erschienen am 03.01.2015

Portrait: Entlastung für Mitarbeiter

Software für Projekt-, Finanz- und Wissensmanagement gezielt auf Stiftungen ausgelegt

Von Christl Maute, Leonberg | Volker Brödenfeldt, Ulm

Die Digitalisierung macht auch vor Stiftungen nicht halt – mit all ihren Vorteilen, aber eben auch den Nachteilen: Die Unmenge an Daten muss effizient gemanagt werden. Der Zugriff auf Dokumente, Projektinformationen, Kontakt- oder Zahlungsdaten darf für die Mitarbeiter nicht in eine zeitraubende Suche ausarten. Doch standardisierte Managementsoftware bildet nicht die Arbeitsprozesse einer gemeinnützigen Organisation ab und Individualsoftware ist teuer. Die Lösung liegt in der Nutzung einer standardisierten Stiftungssoftware.

Der Umgang mit der Ressource „Information“ entscheidet zunehmend über Qualität und Wirkung der Stiftungsarbeit. Der Informations- und Wissensaustausch stellt die Basis für die Entwicklung neuer Ideen dar. Der Vorteil: Informationen sind keineswegs Mangelware. Die Herausforderung liegt jedoch darin, sie zu systematisieren und zugänglich zu machen.

Durch die Nutzung digitaler Medien werden eine Unmenge an Daten mit den typischen Problemen erzeugt: Sie werden doppelt vorgehalten, die Suche nach ihnen ist beschwerlich und Wissen geht verloren, wenn Daten an Personen gebunden sind, die nicht mehr zur Verfügung stehen. Um das zu vermeiden, setzen Stiftungen, Nonprofits und Verbände unterschiedliche Lösungen für das Projekt-, Finanz- und Wissensmanagement ein. Eine professionelle Stiftungssoftware fasst diese Inselsysteme in einer integrierten Lösung zusammen, die speziell für die Anforderungen von Stiftungen und anderen Non-Profit-Organisationen ausgelegt ist.

Optimale Transparenz für die Finanzbuchhaltung

Die Zusammenführung von Kontaktdaten mit den Daten und Dokumenten einzelner Projekte ermöglicht schnellen Einblick. Dafür befinden sich sämtliche Kommunikationsvorgänge in der Kontaktdatenbank, die mit dem Dokumentenmanagement verknüpft ist. Da die Daten zentral vorliegen, kann jeder Projektmitarbeiter auf sie zugreifen. Die Software protokolliert einzelne Arbeitsschritte, um ein Maximum an Transparenz und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.
Darüber hinaus wird auch die Finanzbuchhaltung integriert, sodass Finanzflüsse in jedem einzelnen Projekt sofort ersichtlich sind. So können bspw. terminierte Auszahlungen automatisiert ausgeführt werden. Die tatsächliche Zahlung wird dann dem Projekt wieder zugeordnet. Somit entsteht eine maximale Transparenz und die bilanzielle Darstellung ist gewährleistet. Hierbei können bereits genehmigte Projekte, die noch nicht zur Auszahlung bereitstehen, schon in der Finanzbuchhaltung dargestellt werden. Auch der Eingang von Spendengeldern wird den Projekten direkt zugeordnet.

Automatisierte Workflows entlasten die Mitarbeiter

Die Standardsoftware nimmt den Mitarbeitern täglich wiederkehrende Aufgaben ab. Briefvorlagen können automatisiert ausgefüllt werden und durch die Vergabe von Kontaktattributen sind Rundschreiben mit einem Knopfdruck erledigt. Vielfältige, auf Microsoft Word basierende Briefvorlagen ermöglichen einen einheitlichen und professionellen Auftritt.

Das Terminmanagement ordnet Aufgaben, Wiedervorlagen und Termine Projekten, Anträgen oder Adressen zu. Selbst Mitarbeitern können hier Teilaufgaben mit Fristen zugewiesen werden. Auf diese Weise sind sämtliche Aufgaben und Termine zu jedem Projekt auf einen Blick ersichtlich. Wiederkehrende Projektabläufe wie etwa der Eingang oder die Prüfung von Verwendungsnachweisen lassen sich automatisieren. Hierfür setzt die Systemgruppe auf Microsoft Exchange, Outlook und Lotus Notes. Entscheidungsträger erhalten individuelle Auswertungen für ein effizientes Projektcontrolling.

Höchste Standards gewährleisten maximale Sicherheit

Der Datenzugriff erfolgt heutzutage immer häufiger ortsunabhängig. Deshalb wurden auch spezielle browserbasierte Versionen entwickelt, die auf allen gängigen Browsern und Betriebssystemen (Windows, Mac OS, Linux) laufen. Egal, ob PC, Notebook, Tablet oder Smartphone – moderne Software lässt sich von jeder Workstation aus ohne Installation bedienen. Höchste Sicherheitsstandards wie HTTPS und Zwei-Faktor-Authentifizierung bei der Anmeldung sind eine Selbstverständlichkeit.

Fazit

Mit einer standardisierten Stiftungssoftware nutzen Stiftungen und Non-Profit-Organisationen effizient ihre Daten und entlasten ihre Mitarbeiter. Das softwaregestützte Management stellt das Wesentliche von Stiftungen, Non-Profit-Organisationen und Verbänden wieder in den Mittelpunkt: den Menschen Wohlergehen und Hilfe zu geben.

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