Artikel erschienen am 17.05.2015
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Die Zukunft des Büros wird bunter!

Arbeiten ist kein Ort mehr – hat das eigene Büro zukünftig ausgedient?

Von Sven Iserloth, Wolfsburg | Ulrich Müller, Braunschweig

Die Öffentliche Versicherung Braunschweig beschäftigt sich derzeit insbesondere aus zwei Gründen mit dem Thema „Neue Arbeitswelten“. Wie kann die vorhandene Fläche im Direktionsgebäude effizienter genutzt werden und – weitaus wichtiger – wie und welche Arbeitsplätze müssen geboten werden, um heute und in der Zukunft auch auf diesem Gebiet ein attraktiver Arbeitgeber zu sein. Dabei sind die wichtigsten Trends in der Gesellschaft zu berücksichtigen. Der nachfolgende Bericht fasst die umfangreichen Analysen des Beraters Sven Iserloth (IF5) zusammen.

Die fortschreitende Digitalisierung macht es möglich. Arbeiten, wo und wann man will, ist theoretisch und praktisch machbar. Ist es vorzugsweise für Freelancer und Kreative ein Selbstverständnis, derartig zu arbeiten, so sind zumindest bei den normalen Büroarbeitern bzw. deren Vorgesetzen Zweifel bis Unverständnis vorhanden. Zu Recht? Ja und Nein lautet die Antwort.

Aufgrund vielfältigster Entwicklungen rollt ein „Tsunami der Veränderungen im Arbeits- und Berufsleben“ auf uns zu. Der Status quo in deutschen Büros in Form von Einzelbüros, Behördenfluren und „jeder hat seinen Arbeitsplatz“ ist oftmals mit Blick auf die Zukunft keine Lösung mehr, auch wenn er immer noch die Idealvorstellung für viele Arbeitgeber und Arbeitnehmer ist.

Was sind die Treiber der Veränderung?

Megatrend 1, der demografische Wandel

Wir werden nicht nur weniger, wir werden auch „bunter“ (Alter, Nationalität, Gesinnung etc.). Dies wird dazu führen, dass ein monotones Arbeits- und Büroumfeld, den Wünschen der Individuen nicht mehr gerecht wird. Lebensstile prägen Arbeitsstile. Dies hat Einfluss auf den Arbeitsort (im Büro oder außerhalb des Büros), das Flächenkonzept (im Einzelbüro oder im offenen Büro), das Mobiliar (am Schreibtisch oder im loungigen Sessel), wie wir arbeiten (Einzelarbeit oder Teamarbeit) und kommunizieren (formell oder informell). Organisationen sind gut beraten, nicht alles zu ermöglichen und Rahmen vorzugeben, um die damit verbundenen Kosten im Griff zu haben. Jedoch helfen Wahlfreiheiten, Wünsche und damit auch die Produktivität und Zufriedenheit der Individuen bestmöglich zu unterstützen. Neben der Produktivitätssteigerung wird eine Steigerung der Arbeitgeberattraktivität die Folge sein, welches in Zeiten knappen Personals die Verweildauer der Mitarbeiter erhöht und die Rekrutierung vereinfacht.

Megatrend 2, das boomende Gesundheitsbewusstsein

Wir werden sensibler, wenn es um die Gesundheit geht. Zufriedenheit – wie oben beschrieben – und Gesundheit korrelieren eng miteinander. Am Beispiel der Arbeitsort- und Zeitflexibilität wird dies ebenfalls deutlich, denn es gibt eindeutige Zusammenhänge zwischen dem Weg zur Arbeit und der Gesundheit. Je länger der Mitarbeiter unterwegs ist, desto höher ist die Krankenquote. Wiederum ist die Möglichkeit der Wahlfreiheit – z. B. von zeitversetztem Arbeiten und/oder dem ein oder anderen Tag im Homeoffice oder in einem alternativen Büro – ein Lösungsansatz. Aber auch die Ortsflexibilität im Gebäude kann einen Mehrwert darstellen, denn der Satz „Sitzen ist das neue Rauchen“ bewegt auch innerhalb des Büros immer mehr. Hat man bisher die ergonomischen Sitzbälle und höhenverstellbaren Schreibtische empfohlen, so ist mit Einzug neuer Technologien das Arbeiten überall im Gebäude möglich – vorausgesetzt, der Chef erlaubt es und die Gestaltung sowie Aufenthaltsqualität laden dazu ein – womit wir beim nächsten Megatrend angekommen sind.

Megatrend 3, das digitale Leben

Die Technologien entwickeln sich rasant und die virtuelle Zusammenarbeit wird Tag für Tag einfacher, intuitiver und im Unternehmen weiter verbreitet, je jünger die Mitarbeiter werden. Nutzen und erlernen Sie diese Art der Zusammenarbeit, denn sie wird zunehmen. Die Kommunikation im Büro muss zeitgleich gefödert werden, in dem das Büro vermehrt ein Angebot an unterschiedlichen Kommunikationsflächen für unterschiedliche Anlässe bietet (aktivitätsbasiertes Arbeiten). Vom klassischen Besprechungsraum über Rückzugsmöglichkeiten für virtuelle Teamarbeit per Webkonferenz, für vertrauliche / private Angelegenheiten – denn diese sind während der Arbeitszeit nicht mehr wegzudenken – bis hin zu konzentrierten Lernphasen per Online-Vorlesung. Informelle Kommunikationsflächen mit Aufenthaltsqualitäten müssen geboten werden, die entweder dazu führen, dass der Blick auf den Rechner/das Smartphone bewusst vermieden wird, oder mit dem Tablet auf dem Schoß die Arbeit an einer anderen Stelle als immer nur dem Schreibtisch verrichtet werden kann. Dies führt zu mehr Abwechslung und frischen Ideen, was wiederum das Stichwort für den nächsten Megatrend bildet.

Megatrend 4, die wissensbasierte Ökonomie

Wissen ist der einzige Produktionsfaktor, der sich verdoppelt, wenn er geteilt wird. Dies ist wiederum der Grund dafür, warum die Kommunikationsflächenanteile in Bürogebäuden zunehmen und die Kommunikationskanäle (z. B. mittels Social Media) ausgebaut werden. Innovation und Kreativität werden in Zeiten von künstlich verkürzten Produktlebenszyklen immer wichtiger. Und wo entstehen die meisten Ideen? Außerhalb des Büros, denn dort sind es nur 24%. Den Mitarbeitern muss es also auch aus Gründen der Innovation, der Kreativität und zum Wissensaufbau ermöglicht werden, außerhalb des Büros ihren Job zu machen. Coworking Spaces oder auch Corporate-Coworking-Spaces sind hierfür geeignete Plätze, um abseits des Büros gemeinschaftlich und nach dem Prinzip „nutzen statt besitzen“ arbeiten zu können.

Die Megatrends haben verdeutlicht, dass der tägliche Weg in das Büro zum einen nicht mehr tagtäglich notwendig ist, es jedoch viele gute Gründe gibt, das Büro als zentralen Kommunikationsort zu verstehen und aufzuwerten. Das Büro bleibt somit der Mittelpunkt der Arbeit, da es eine wichtige Rolle für den Zusammenhalt von vermehrt virtuellen und / oder losen Organisationseinheiten bildet. Jeder in seiner Unternehmensverantwortung sollte pro-aktiv eine Vision über die Zukunft der Arbeit entwickeln, um auf der Welle und nicht mit der Welle zu schwimmen. Hierbei spielt die Umgestaltung von Büroimmobilien eine entscheidende Rolle. Kreativität ist gefragt! Es muss nicht immer gleich ein Neubau und/oder eine Revitalisierung sein.

Foto: Panthermedia/Wavebreakmedia Ltd.

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