Ehrlicher Berater und stetiger Begleiter

Gewährträger für diese Kontinuität ist die Unternehmerfamilie. Zugleich geraten Familienunternehmen in ein immer stärkeres Spannungsverhältnis zwischen Kontinuitätssicherung und Anpassungsbedarf an geänderte Marktbedingungen. Die Einrichtung eines Beirats kann dazu beitragen, dieses Spannungsverhältnis besser zu meistern.

Niemand wird bestreiten, dass die Gründer ihr Unternehmen am besten kennen. Die Zentrierung des Unternehmens auf einen Inhaber birgt viele Vorteile, zugleich aber nicht zu vernachlässigende Risiken. Die Gefahren betreffen dabei gleichermaßen laufende sowie strategische Fragen. Ihnen kann mit der Einsetzung eines Beirats begegnet werden. Ein Beirat dient einerseits als stetiger Gesprächspartner, andererseits als strategischer Helfer bei der Begleitung des Nachfolgeprozesses oder von Strukturveränderungen sowie der Moderation zwischen den Generationen.

Kontrollinstanz oder Ratgeber?

Die Bezeichnung des Gremiums „Beirat“ ist vielfältig und reicht von Aufsichtsrat über Verwaltungsrat bis zu Gesellschafterbeirat. In Deutschland hat sich über die Zeit der Begriff des „Beirats“ für ein freiwillig eingerichtetes Gremium etabliert.

Gründer verbinden mit derartigen Organen häufig Vorbehalte. Ein externes Kontrollgremium wird mit einem Verlust unternehmerischer Handlungsfreiheit, Entscheidungsgeschwindigkeit, Vertraulichkeit und familiärer Autonomie verbunden. Unbestritten hat ein mit erfahrenen Persönlichkeiten besetzter Beirat unabhängig von gesetzlichen oder vertraglichen Kompetenzen stets Einfluss auf die Führung eines Unternehmens. Der damit verbundene Mehrwert für Unternehmen und Unternehmer ist aber nicht zu unterschätzen. Ein richtig besetzter Beirat ist Sparringspartner für strategische Fragen sowie ein ehrlicher Gesprächspartner auf Augenhöhe. Er kann aber ebenso als Ansprechpartner für die ganze Unternehmerfamilie dienen.

Hierin liegt zugleich der wesentliche Unterschied zu gesetzlich vorgesehenen Aufsichtsräten: Diesen Pflichtaufsichtsräten kommt im Wesentlichen eine gesetzlich vorgegebene Kontrollfunktion – häufig unter Einbeziehung von Arbeitnehmervertretern – zu. Pflichtaufsichtsräte sind – grob vereinfacht – in Kapitalgesellschaften mit mehr als 500 inländischen Mitarbeitern oder GmbH & Co KGs mit mehr als 2.000 inländischen Mitarbeitern zu bilden.

Die Funktionen eines freiwillig eingerichteten Beirats sind facettenreicher und weichen meist von der Kontrollfunktion eines Aufsichtsrats ab. Ein Beirat berät Geschäftsführung und meist auch unmittelbar die Gesellschafter. Ein gutes Beiratsmitglied zeichnet sich daher neben seiner fachlichen Kompetenz durch Empathie und Loyalität aus. Er ist Ideengeber, Moderator und Mediator in einer Person. Dennoch sollten die Aufgaben des Beirats und das Verfahren klar geregelt werden, um den Mehrwert eines freiwilligen Beirats zur Geltung zu bringen. Eine Beiratsverfassung ist dabei individuell auf die Bedürfnisse des jeweiligen Familienunternehmens sowie seine Inhaberstruktur zuzuschneiden.

Motive und Aufgaben des Beirats

Die Motive für die Implementierung eines Beirats sind mannigfaltig. Eine typische Schwäche bei Familienunternehmen ist die Kontinuitätssicherung in der Unternehmensnachfolge. Die hier verborgenen Gefahren sind vielseitig: Ein auserkorener Nachfolger bringt die gebotene Qualifikation nicht mit, der verstorbene Vorgänger hat die Nachfolge gänzlich ungeregelt gelassen oder der zurückbleibenden Unternehmerfamilie sind die notwendigen Anforderungen an die Geschäftsführung schlicht nicht bekannt. In all diesen Situationen wirkt ein Beirat unterstützend und entlastend. Zur Sicherung des Unternehmens wie auch zur familiären Streitvermeidung kann es sich in solchen Konstellationen anbieten, einen Beirat mit Personalkompetenz auszustatten. Das gilt sowohl bei der Suche nach einem externen Geschäftsführer als auch bei der familieninternen Nachfolge. Zugleich schafft der Prozess Akzeptanz in der Familie und im Unternehmen. Auch nach Umsetzung der Nachfolge dient der Beirat als Stütze: Während gut gemeinte Ratschläge des Vorgängers nicht selten als Belehrungen (miss-)interpretiert werden, stößt der Beirat, die kompetente Besetzung vorausgesetzt, beiderseits auf offene Ohren.

An der Spitze lebt es sich zuweilen einsam, ehrliche Ratgeber und Kritik zu strategischen Fragen sind rar. Mitarbeiter halten sich mit abweichenden Vorschlägen aus Sorge um ihre Karriere zurück. Auch Unternehmer meiden die Aussprache mit Mitarbeitern zu strukturellen Fragen des Unternehmens. Vor allem kleinere Familienunternehmen sind aufgrund der Konzentration auf wenige Entscheidungsträger damit personell und strukturell anfällig. Hieraus resultieren oftmals Defizite in der Organisation und Planung. Das gilt gerade für Familienunternehmen in Wachstumsphasen. Der kritische Rat ist aber unverzichtbar. Ein Beirat bringt die hierfür erforderliche Unabhängigkeit bei gleichzeitiger Loyalität gegenüber Unternehmen und Familie mit.

Die familiäre Bindung des Unternehmens begründet zugleich eine große Hingabe für das Unternehmen. Sie birgt aber auch ein besonderes Potenzial für persönliche Konflikte. Ein Beirat, der das Vertrauen der gesamten Familie genießt, kann als Moderator zwischen den Familienstämmen oder den Generationen auftreten. Dabei gewährleistet er, dass Entscheidungen primär am Unternehmensinteresse ausgerichtet sind und dass widerstreitende Meinungen innerhalb der Unternehmerfamilie abgewogen werden. Er ist Brückenbauer zwischen Familie, Gesellschafter und Geschäftsführung.

Schließlich kann auch der (freiwillige) Beirat klassische Kontrollfunktionen übernehmen. Das gilt zunächst in Fällen des Fremdmanagements von Familienunternehmen, in denen eine wesentliche Aufgabe des Beirats in der Überwachung der Geschäftsführung und der Interessenvertretung der Unternehmerfamilie liegt. Auch bei (teilweise) familiengeführten Unternehmen kann die originäre Kontrolltätigkeit dann erforderlich sein, wenn konträre Interessen mehrerer Familienstämme aufeinandertreffen.

Vertrauen als die wichtigste Währung

In allen Fällen aber gilt: Wichtigste Währung eines Beirats ist Vertrauen. Der Erfolg des Familienunternehmens setzt voraus, schon heute an Morgen zu denken. Die unternehmerische Weitsicht ist Markenkern des Familienunternehmens. Es muss dabei die Weiterentwicklung der eigenen Entscheidungsstrukturen im Blick behalten. Hierzu gehört eine vorausschauende Governance. Denn für den Erfolg eines Beirats ist es unerlässlich, dass dieser das Vertrauen der gesamten Unternehmerfamilie genießt. Vertrauen aber muss erarbeitet werden. Schon deshalb ist anzuraten, den Beirat als dauerhaftes Gremium rechtzeitig einzurichten und ihm den Wert beizumessen, den er durch seine Arbeit zurückzahlen soll.