Aktuelles zu Reisekosten
Steuerliche Neuregelungen 2013/2014
Von Arthur Jagiella, Bielefeld | Katrin von Quistorp, BielefeldIm Einzelnen umfassen die Änderungen einerseits (neue) Legaldefinitionen der „ersten Tätigkeitsstätte“, der „Wohnung“ und der „Dienstreise“, andererseits ändern sich die bisherigen Bestimmungen betreffend Verpflegungspauschalen, Mahlzeitengestellung, Übernachtungskosten, Fahrtkosten und der doppelten Haushaltsführung. Die Finanzverwaltung hat zudem ein Einführungsschreiben zum geänderten Reisekostenrecht herausgegeben, das Zweifelsfragen klären soll.
I. Grundlegende Legaldefinitionen
1. Ersatz der „regelmäßigen Arbeitsstätte“ durch die „erste Tätigkeitsstätte“
Von entscheidender Bedeutung im geänderten steuerlichen Reisekostenrecht ist nunmehr, ob ein Arbeitnehmer eine erste Arbeitsstätte hat und sodann, wo diese sich befindet. Ausschließlich auswärtige Tätigkeitsstätten eines Arbeitnehmers schließen demnach eine erste Tätigkeitsstätte aus. Grundsätzlich kann ein Arbeitnehmer je Dienstverhältnis höchstens eine erste Tätigkeitsstätte haben. Bei einer Tätigkeitsstätte muss es sich demnach um eine ortsfeste, betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers handeln, zu der der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist. Die Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte erfolgt vorrangig anhand der dienst- bzw. arbeitsrechtlichen Festlegungen durch den Arbeitgeber. Insoweit obliegt dem Arbeitgeber auch die Pflicht zur Dokumentation der Zuordnungsentscheidung, z. B. im Arbeitsvertrag, in der Reiserichtlinie oder in Organigrammen. Falls der Arbeitgeber solche Festlegungen nicht getroffen hat oder die getroffenen Regelungen nicht eindeutig sind, werden hilfsweise typisierend Kriterien für eine Zuordnung – z. B. wo der Arbeitnehmer typischerweise arbeitstäglich tätig werden soll und ähnliche Kriterien – herangezogen. Ist aus mehreren betrieblichen Einrichtungen eine erste Tätigkeitsstätte zu ermitteln, soll im Zweifel die der Wohnung am nächsten gelegene betriebliche Einrichtung als erste Tätigkeitsstätte gelten.
2. „Wohnung“
Wohnung im Sinne der gesetzlichen Neuregelung ist der Hausstand, der den Mittelpunkt der Lebensinte-ressen des Arbeitnehmers bildet. Diese Definition ist entscheidend z. B. bei Abgrenzungen hinsichtlich der ersten Tätigkeitsstätte oder einer Zweitwohnung.
3. „Dienstreise“
Eine Dienstreise (eine auswärtige berufliche Tätigkeit) gemäß der gesetzlichen Definition liegt vor, wenn der Arbeitnehmer außerhalb seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig wird.
II. Verpflegungspauschalen
Bei auswärtigen Tätigkeiten des Arbeitnehmers sind ausschließlich die Verpflegungspauschalen zur Abgeltung der tatsächlich entstandenen und beruflich veranlassten Mehraufwendungen für Verpflegung als Werbungskosten abziehbar oder vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzbar. Es ist zwischen eintägigen und mehrtägigen Reisen zu unterscheiden.
Bei eintägigen Reisen beträgt die Verpflegungspauschale 12 Euro, soweit der Arbeitnehmer mehr als acht Stunden von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist.
Bei mehrtägigen Reisen beträgt die Verpflegungspauschale 12 Euro für den An- und Abreisetag (Voraussetzung ist die Übernachtung außerhalb der Wohnung) sowie 24 Euro für jeden Kalendertag mit einer Abwesenheit von 24 Stunden.
Der Abzug der Verpflegungsmehraufwendungen ist auf die ersten drei Monate einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte beschränkt. Eine Unterbrechung der Dreimonatsfrist von mindestens vier Wochen führt zu einem Neubeginn der Dreimonatsfrist. Auf den Unterbrechungsgrund kommt es nicht an.
Bei teils privat veranlassten Reisen sind die Verpflegungsmehraufwendungen in einen beruflich veranlassten Anteil und einen den Kosten der Lebensführung zuzurechnenden Anteil aufzuteilen.
III. Gestellung von Mahlzeiten
Mahlzeiten (inkl. zur Mahlzeit eingenommener Getränke) anlässlich einer Dienstreise, deren Bruttowert 60 Euro nicht übersteigt, sind mit dem jeweiligen amtlichen Sachbezugswert als Arbeitslohn anzusetzen.
Werden bei Inlandsreisen Verpflegungspauschalen geltend gemacht, sind diese bei Mahlzeitengestellungen zu kürzen, um 4,80 Euro für Frühstück bzw. jeweils 9,60 Euro für Mittag- bzw. Abendessen.
Mahlzeiten mit einem Bruttopreis über 60 Euro gelten als „Belohnungsessen“ und sind mit dem tatsächlichen Preis als Arbeitslohn anzusetzen. Zuzahlungen des Arbeitnehmers werden bei der Prüfung der 60-Euro- Grenze in keinem Fall berücksichtigt.
Die beschriebenen Grundsätze gelten auch, wenn eine Mahlzeit auf Veranlassung des Arbeitgebers von einem Dritten an den Arbeitnehmer abgegeben wird.
Den Arbeitgeber trifft eine Bescheinigungspflicht der mit dem amtlichen Sachbezugswert zu bewertenden Mahlzeitengestellung durch Angabe des Großbuchstabens „M“ im Lohnkonto sowie in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung. Liegt eine Genehmigung für Aufzeichnungserleichterungen durch das Betriebsstättenfinanzamt vor, kann auf die Bescheinigung des Großbuchstabens „M“ bis maximal 2015 verzichtet werden.
IV. Übernachtungskosten
Notwendige Mehraufwendungen für beruflich veranlasste Übernachtungen an einer Tätigkeitsstätte, die nicht die erste Tätigkeitsstätte ist, können in tatsächlicher Höhe bis zur Dauer von 48 Monaten angesetzt werden; danach nur in Höhe von maximal 1 000 Euro im Monat.
V. Fahrtkosten
Die steuerliche Berücksichtigung der tatsächlichen Fahrtkosten im Zusammenhang mit einer auswärtigen beruflichen Tätigkeit ist unverändert möglich. In der Regel wird der tatsächliche Ansatz von Fahrtkosten durch das Finanzamt geprüft. Eine entsprechende Überprüfung entfällt, wenn der Arbeitnehmer pauschale Kilometersätze bei auswärtiger Tätigkeit ansetzt.
VI. Doppelte Haushaltsführung
Eine doppelte Haushaltsführung liegt nur vor, wenn der Arbeitnehmer außerhalb des Ortes seiner ersten Tätigkeitsstätte einen eigenen Haushalt (Unterkunft und laufende Kosten der Haushaltsführung) unterhält und zugleich auch am Ort der ersten Tätigkeitsstätte wohnt. Die Anzahl der Übernachtungen ist dabei unerheblich. Der Arbeitnehmer hat das Vorliegen einer doppelten Haushaltsführung und die finanzielle Beteiligung an der Haushaltsführung am Ort des eigenen Hausstands im Rahmen der Einkommensteuererklärung darzulegen.
Mehraufwendungen, die einem Arbeitnehmer wegen einer beruflich veranlassten doppelten Haushaltsführung entstehen, werden höchstens bis zu einem nachgewiesenen Betrag von 1 000 Euro im Monat anerkannt. Die Prüfung der Notwendigkeit und Angemessenheit entfällt hierbei. Erstattungen des Arbeitgebers – z. B. für Nebenkosten – mindern die Unterkunftskosten der doppelten Haushaltsführung.
Die zuvor beschriebenen Verpflegungspauschalen gelten auch für eine Übergangszeit von drei Monaten, nachdem eine steuerlich anzuerkennende doppelte Haushaltsführung begründet wurde.
VII. Fazit
Die ursprünglich geplante Vereinfachung des steuerlichen Reisekostenrechts wird tendenziell zu einem erhöhten administrativen Mehraufwand beim Arbeitgeber führen. Denn künftig sind beispielsweise alle Fallgruppen hinsichtlich der ersten Tätigkeitsstätte zu überprüfen sowie bestehende Richtlinien und Abrechnungssysteme anzupassen. Die nunmehr vorrangige Maßgeblichkeit der dienst-/arbeitsrechtlichen Festlegungen durch den Arbeitgeber sorgt für eine klare Richtschnur, wird jedoch nicht in jedem Fall die propagierte Vereinfachung bringen.
