Minimierung der Betreiberrisiken bei Immobilien

Stiftungen sind von Gesetzes wegen verpflichtet, die Substanz des Vermögens zu erhal­ten und andererseits damit die Erträge zu erwirtschaften, die sie für ihre satzungs­mäßi­gen Aufgaben benötigen. Gehören Immobilien zum Stiftungs­vermögen, sind diese Assets im Sinne einer nachhaltigen Sub­stanz­erhaltung zu managen, aber auch die latenten Betreiber­risiken zu beherrschen. Um diesem Anspruch gerecht zu werden, ist ein professionelles Facility Management (FM) unter Berück­sichtigung der Betrei­ber­ver­ant­wort­ung zu gewähr­leisten.

Ausgangssituation

Zur Sicherstellung der grundsätzlichen Stiftungsanforderungen, die nachhaltige Sub­stanzerhaltung zu gewähr­leisten, bedarf es einer Vielzahl technischer, infra­struktu­reller und kaufmännischer FM-Dienstleistungen. Die Erfüllung dieser Anforderungen erfolgt i.d.R. angemessen durch operative Dienst­leister und mit eigenem Personal. Wie jedes unternehmerische Handeln ist auch das Facility Management (FM) mit Chancen und Risiken verknüpft. Durch die z. T. vorhandene Komplexität der Arbeitsprozesse im FM, der häufig differenzierten Arbeit­steilung zwischen Nutzern, Auftrag­gebern, Auftrag­nehmern und nicht zuletzt aufgrund des hohen Maßes an Betreiber­ver­ant­wortung im FM, ist es unumgänglich, dass FM-Organisationen alle ihreRisiken kennen, managen und beherrschen.

Rahmenbedingungen

Neben dem immer stärker werdenden Kostendruck, dem die Immobilien unterliegen, nehmen gleichzeitig die Anforderungen, insbesondere durch die stark zunehmenden gesetzlichen Auflagen in Verbindung mit der Wahrnehmung der Betreiber­verant­wortung, ständig zu. Häufig ist das Bewusstsein nicht vorhanden, dass bei Unfällen mit Personen­schäden, eine persönliche, strafrechtliche Haftung von Vorständen, Fach­bereichs­leitern oder anderen Verantwortlichen drohen kann. Aus diesen Gründen ist es für die Betreiber von Gebäuden und Anlagen wichtig, ihre Pflichten zu kennen und Risiken möglichst frühzeitig zu identifizieren. Dazu ist der Aufbau einer rechtssicheren Be­triebs­organi­sation zwingend erforderlich.

Pflichtenübertragung

Insbesondere durch die Vermischung von Eigen- und Fremdleistungen ist die Pflichten­über­tragung durch Delegation ein wesentliches Instrument, um der gesetzlichen Ver­ant­wortung nachzukommen. Dazu muss eine klare, eindeutige Definition der zu über­tragenden Aufgaben erfolgen und eine sorgfältige Selektion von geeigneten Führungs­kräften bzw. Beschäftigten bzw. Dienst­leistern durch­geführt werden. Ganz wesentlich ist auch die Aus­stattung des Verpflichteten mit den erforderlichen Mitteln und Befugnissen sowie deren entsprechende An-/Ein-/Unter­weisung.

Quelle: GEFMA-Richtlinie 190

Eines ist klar: Eine vollständige Übertragung der Betreiberverantwortung ist generell nicht möglich und somit verbleibt ein Teil der Verantwortung immer beim Eigentümer/Betreiber.

Kurzcheck der Betriebsorganisation

In einem ersten Schritt zur rechtssicheren Betriebsorganisation sollte eine praxis­orientierte Kurzanalyse durchgeführt werden. Mit diesem Betreibercheck der gesamten Betriebsorganisation wird die bestehende Aufbau- und Ablauforganisation, die vorhandenen Dienstleistungsverträge, die erforderliche Dokumentation sowie die Überprüfung der gängigen Praxis beim An-/Ein-/Unterweisen der Verpflichteten durchgeführt. Auch die Einhaltung einschlägiger gesetzlicher Verpflichtungen wie z.B. die Verkehrssicherungspflicht und der Arbeitsschutz werden überprüft und mögliche Schwachstellen gefiltert. Neben dem theoretischen Teil dieser Kurzanalyse wird zusätzlich eine Begehung der wichtigen Bereiche wie z. B. der Technikzentralen durchgeführt.

Der Betreibercheck ist in diverse Hauptkriterien gegliedert und kann im Umfang flexibel gestaltet werden.

Es empfiehlt sich, bewährte Systeme zu verwenden, die von FM-Beratungsunternehmen wie z.B. der NORD/FM erfolgreich angewendet werden. Der Zeitrahmen bei dem Kunden vor Ort für diesen grundsätzlich wichtigen Betreibercheck ist überschaubar und beschränkt sich auf einen Tag.

Optimierungsmaßnahmen

Aus den im Betreibercheck ermittelten Handlungsempfehlungen können im nächsten Schritt gezielte Maßnahmen wie z.B. interne organisatorische Korrekturen (z.B. Tätig­keits­be­schreibungen aktualisieren, Kompetenzen neu vergeben) und/oder die Vergabe der fremd vergebenen technischen und infrastrukturellen FM-Dienst­leistungen neu initiiert werden. Auch damit kann die Delegation der Betreiber­verant­wortung auf die externen Dienstleister, durch die Nutzung aktueller Vertrags­werke, nach neuesten Erkenntnissen erfolgen. Nicht zu vergessen ist die Delegations­möglichkeit der Betreiberverantwortung beim Abschluss neuer Mietverträge.

Fazit

Auch für Stiftungsimmobilien spielt die Wahrnehmung der Betreiberverantwortung eine ganz wesentliche Rolle und gerade durch die sich überlagernden Dimensionen von Technik, Organisation und Recht ist die vollständige Beherrschung der Betreiberrisiken sehr schwer möglich. Deswegen ist eine systematische und professionelle Vor­gehens­weise der Immobilien­eigentümer bei der Weiter­entwicklung, hin zu einer rechtssicheren Betriebs­organi­sation, unbedingt erforderlich. Nur so kann die Wahr­nehmung der Be­trei­ber­ver­ant­wortung nach­haltig sichergestellt und das Be­trei­ber­risiko auf ein Mini­mum reduziert werden. Ein erster, aber wichtiger Schritt kann durch einen Be­trei­ber­check der Be­triebs­organisation erfolgen.

Der deutsche Verband für Facility Management GEFMA hat sich diesem Thema ausführlich gewidmet und mit der Richtlinie 190 wertvolle Hinweise für Betreiber entwickelt.